Planilha de Fluxo de Caixa – Passo A Passo de como fazer

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As empresas ainda sofrem com a falta de acompanhamento do fluxo de caixa. O déficit financeiro é um dos principais motivos pelo qual os empresários perdem o controle dos negócios.

O fluxo de caixa é o ponto de partida da análise financeira e o responsável por projetar períodos futuros, além de registrar e acompanhar todas as entradas e saídas de recursos financeiros. Ou seja, ele é o movimento de entrada (recursos é proveniente das atividades de venda de produtos/serviços ou da venda de algum ativo da empresa) e saída de recursos financeiros da organização.

Para um melhor acompanhamento financeiro, é importante que o fluxo de caixa seja realizado de forma temporal, podendo ser diário, semanal, mensal ou anual, trazendo componentes de projeção ou estimativa. Para tanto, é necessário considerar os saldos de ciclos anteriores, e assim compor as disponibilidades, ou indisponibilidades, nos ciclos posteriores.

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Sendo uma das mais importantes ferramentas de gestão financeira dos negócios, o fluxo de caixa visa demonstrar e projetar, em períodos futuros, o resultado financeiro em regime de caixa e não contábil, permitindo que o empresário realize o lançamento das contas a pagar e dos direitos a receber, além de estimativas de receitas e despesas, apurando assim, o saldo disponível, ou indisponível, o que permite que as decisões sejam tomadas antecipadamente. Além disso, é um poderoso instrumento gerencial, sendo usado na antecipação de problemas de liquidez e endividamento, rentabilidade, lucratividade e eficácia empresarial.

Uma das formas mais eficientes do empresário conhecer profundamente o seu negócio é por meio da projeção do fluxo de caixa. Desse modo, quanto maior for a proximidade entre a projeção e o realizado, maior será o conhecimento.

 

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O fluxo de caixa deve ser utilizado como controle e, principalmente, instrumento na tomada de decisões. Pensando nisso, buscamos apresentar dicas de como organizar as informações para o desenvolvimento de um fluxo de caixa fácil, prático e eficaz para o seu negócio.

 

Dica 1: Desenvolva um Plano de Contas para Organizar as Entradas e Saídas

Apesar do fluxo de caixa apresentar o resultado financeiro em regime de caixa e não contábil, é preciso organizar as contas para poder desenvolver um acompanhamento organizado e categórico. O objetivo do plano de contas é separar as entradas e saídas de dinheiro em categorias. Sendo assim, este passo é primordial para realizar as análises.

Você precisa dividir as contas, como por exemplo: despesas com produtos, despesas com serviços, despesas não operacionais, despesas com Rh, despesas operacionais, despesas de marketing, impostos e investimentos. Utilizando as contas que melhor se adequem a sua empresa. Para tanto, categorize-as em:

  • Saídas monetárias: custos, despesas e investimentos;
  • Entradas monetárias: receitas com produtos, receitas com serviços e receitas não operacionais.

 

Dica 2: Evidencie os Lançamentos Financeiros

Após montar o plano de contas, você precisa realizar os lançamentos das transações diárias de entrada e saída da sua empresa.  Os lançamentos financeiros são o registro das transações efetuadas, no período, de forma sucinta e objetiva. Você precisa realizar o somatório total dos lançamentos financeiros a partir do registro das entradas ou saídas, desse modo, é possível ter um panorama geral do seu fluxo de caixa.

 

Dica 3: Realize a Análise dos Lançamentos

Após realizar os lançamentos financeiros é preciso analisá-los, para entender e encontrar o saldo final diário. Para isso, é necessário calcular o valor das entradas, subtraindo o valor das saídas, somando-o ao saldo inicial. A análise desses dados permite maior preparação financeira mensal e, consequentemente, anual.

Realizando um Fluxo de Caixa com Lançamentos mensal, é possível medir o total das receitas diária e mensal, além do valor total de despesas do dia e do período. Mas para ter um acompanhamento completamente eficaz, é importante registar as Contas a Pagar e Contas a Receber (lançamentos que ainda não foram pagos ou recebidos), isso permite que você mensure a necessidade de capital de giro da empresa.

 

Dica 4: Realize a Análise dos Resultados Consolidados

As três primeiras dicas demonstram as informações que precisam ser inseridas no fluxo de caixa. Agora é preciso analisar os resultados, ou seja, o fluxo de caixa consolidado e diferentes relatórios que podem ser tirados dele. É importante que você disponibilize um espaço em sua planilha de acompanhamento do fluxo de caixa para inserir os resultados consolidados. Com ele é possível ter um panorama geral, mês a mês, do fluxo de caixa da empresa.

O controle consolidado fornece o Saldo Inicial, Receitas, Despesas, Lucro/Prejuízo, Acumulado e Lucratividade do mês.

 

Dica 5: Realize a Análise Gráfica

Além de todos os acompanhamentos e controles, a análise gráfica é um passo muito importante para a gestão de caixa. Essa análise mais visual permite que você tenha uma visão mais clara dos resultados.  Existem alguns gráficos recomendáveis para extrair o fluxo de caixa de maneira clara e efetiva. São eles:

  • Gráfico de análise financeira geral mensal: responsável por medir as entradas, saídas e saldo ao longo do ano;
  • Gráfico de receitas: é importante para que você possa medir as entradas mais relevantes e as mais insignificantes;
  • Gráfico de despesas:  assim como o gráfico de receitas, ele precisa ser dividido por tipos, assim é possível visualizar as flutuações mensais, possibilitando a realização de cortes nas contas corretas;
  • Gráfico de contas a pagar/contas a receber: esse gráfico é essencial para o planejamento do fluxo de caixa.
  • Gráfico de necessidade de caixa: a partir desse gráfico é possível visualizar o saldo inicial do período, somado as entradas e subtraído das saídas;
  • Gráfico de saldo acumulado: é preciso bastante atenção para realizar esse gráfico, pois ele deve corresponder a soma das disponibilidades de caixa (caixinha, bancos, aplicações, etc).

Desenvolvemos o passo a passo de como realizar um fluxo de caixa simples, para auxiliá-lo no controle de sua empresa. Veja a seguir:

 1º Passo: Criar abas

Para iniciar o desenvolvimento da planilha é preciso criar três abas. Em cada uma das abas serão inseridas informações de valores referentes às movimentações financeiras da empresa. São elas: Fluxo (resumo das movimentações), Entrada e Saída.

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2º Passo: Criar Cabeçalho e formatar coluna da aba “Fluxo de Caixa”

Na aba “Fluxo” é preciso inserir linhas para dispor as informações referentes ao “Saldo atual” (valor total do saldo em caixa antes dos lançamentos financeiros diários), “Saldo do dia” (valor total das entradas menos as saídas) e “Subtotal” (valor do saldo atual menos o saldo do dia).

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3º Passo: Criar Cabeçalho e formatar coluna da aba “Entrada”

Esse passo é muito simples. Você precisa formatar cada uma das colunas, das abas “Entrada e Saída”, com o formato necessário, desse modo, não será preciso repetir o processo na hora de inserir os dados. Basta formatar a coluna “A” (Total de Entrada e Descrição) como texto, e a coluna “B” (Valor) com moeda.

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4º Passo: Criar e inserir as fórmulas da aba “Fluxo de Caixa”

Para iniciar a inserção das fórmulas, abra a aba “Fluxo de caixa”. Na linha “Saldo do dia” é preciso digitar uma fórmula prática e rápida: basta pegar o valor da Entrada (B1) e subtrair do valor da Saída (B1). Utilizando sempre as regras matemáticas, pois o Excel respeita essas regras.

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5ºPasso: Criar e inserir as fórmulas da aba “Fluxo de Caixa”

Na aba “Fluxo de caixa”, linha “Subtotal” é preciso digitar uma fórmula simples: basta pegar o valor do “Saldo Atual” (D4) e Somar ao valor do “Saldo do Dia” (D6). Lembre-se de utilizar as regras matemáticas, pois o Excel respeita essas regras.

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6ºPasso: Criar e inserir as fórmulas das abas “Entrada e Saída”

Para finalizar a inserção das fórmulas, abra a aba “Entrada”, (posteriormente repita a operação na aba “Saída”). Na linha “Total de Entradas” (coluna B1) é preciso digitar uma fórmula SOMA: A função SOMA é uma das funções de matemática e trigonometria. Para utilizá-la é possível adicionar valores individuais, referências de célula ou intervalos, ou uma mistura dos três. Para esta planilha utilizaremos o intervalo dos valores de entrada. Para isso, basta inserir =SOMA e selecionar o intervalo entre o primeiro lançamento de entrada e o último.

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A partir disso, é possível compreender a importância do controle do fluxo de caixa, e o quanto ele é essencial para uma gestão financeira eficiente e eficaz do seu negócio. Diante disso, busque aplicá-lo em sua empresa, para que você tenha maior tranquilidade em sua gestão. Medindo, analisando e aplicando as previsões de entrada e saída futuras, fornecidas pelos demonstrativos, para embasar as suas tomadas de decisão.

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