Planilha de conciliação bancária: como fazer (passo a passo)

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O controle financeiro é uma das tarefas mais importantes na gestão dos negócios. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), esse é o principal motivo pelo qual a metade das empresas fecham as portas após os três primeiros anos de funcionamento. Os gestores, consultores e especialistas prezam muito pelo fluxo de caixa na gestão das finanças, mas poucos utilizam à conciliação bancária como ferramenta para realização dessa análise.

Você deve estar se perguntando: mas afinal, o que é conciliação bancária? Então vamos te explicar: A conciliação bancária é o confronto entre saldos, entradas e saídas de uma conta no banco com a movimentação esperada de receita e despesa da empresa. É a comparação dos lançamentos nos extratos bancários com o do controle financeiro de entradas, saídas e contas a pagar.

A conciliação é uma ferramenta essencial para todas as empresas. Assim como o fluxo de caixa e o demonstrativo dos resultados do exercício, a conciliação bancária permite realizar as conferências de entradas referentes às vendas com cartões e as relacionadas às vendas com boleto bancário.

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Para conseguir realizar o processo de conciliação bancária por meio de uma planilha no Excel ou até mesmo pelo software, é preciso organizar e controlar as ações de forma efetiva. Para tanto, basta seguir as orientações abaixo:

 

1) Realize a Prestação de Contas Diária

Para isso você precisará realizar um registro diário de todas as entradas e saídas nas suas contas de banco (incluindo tarifas e juros). Isso te ajudará manter o controle, tendo uma base sólida para avaliação e prestação de contas.

 

2) Verifique os Saldos

Assim como a prestação de contas, a conferência de saldos é essencial para o controle diário das transações da empresa. Apesar de não ser uma tarefa fácil, ela é importantíssima para ver se o saldo inicial e final do controle interno são compatíveis com os saldos do extrato bancário. Além disso, ela é fundamental para verificar se as datas correspondem com as anotadas pelo controle interno, evitando o risco de atrasos e extravios.

 

3) Corrija o Armazenamento

As incoerências encontradas no comparativo entre o controle interno e os dados contidos na conta relacionada aos bancos devem ser corrigidas assim que percebidas. É importante guardar as notas fiscais, extratos e comprovantes de pagamento para ter acesso às informações a qualquer hora. Além disso, é primordial a retenção dos documentos para posteriores comprovações.

 

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Para que você possa desenvolver uma planilha de conciliação bancária bastante consistente e concisa é preciso inserir dados essenciais. Para isso, separamos um passo a passo, a ser seguido, para que você possa utilizar as informações primordiais de forma objetiva e eficaz.

 

1° passo: Separe suas Contas

A organização dos documentos eletrônicos e físicos é essencial para iniciar a preparação da planilha. Você precisa conhecer cada uma de suas contas e separá-las de acordo com a ordem de pagamento e fornecedor. Além disso, se a sua empresa possui mais de uma conta bancária, os dados de cada conta devem ser separados e a conciliação de cada conta deve ser realizada separadamente.

 

2° passo: Analise os Saldos

Após a separação é necessário analisar o saldo de cada uma de cada uma de suas contas. Para isso, você precisa conferir e comparar o saldo de cada conta bancária com o controle interno do fluxo de caixa. 

 

3° passo: Confira as Datas

Você precisa se atentar as datas das transações. As informações sobre as taxas bancárias, juros e todas as demais transações contidas no extrato bancário de sua conta, precisam se igualar aos dados de seu controle interno.

 

4° passo: Realize as Correções Necessárias

As correções necessárias nas informações precisam ser realizadas o mais breve possível. Desse modo, é possível evitar a análise de dados irreais, garantindo que suas tomadas de decisão sejam mais assertivas.

 

5° passo: Armazene os Documentos

Armazene não apenas o seu extrato bancário, mas também documentos fiscais, como: notas e cupons fiscais, recibos, boletos e comprovantes, e demais documentos, citados na conciliação bancária. Esses documentos devem ser armazenados junto ao extrato e ao controle interno.

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Para melhorar ainda mais a gestão financeira da sua empresa, é importante que você compreenda as facilidades da conciliação bancária para o seu negócio. A utilização dessa ferramenta te ajudará a integrar o sistema de gestão, garantindo que o saldo corresponda ao esperado e que você tenha o controle de cada item que consta em seu extrato bancário. Veja abaixo as vantagens da implantação da conciliação bancária na sua empresa:

 

1) Previsão de Fluxo de Caixa

A agilidade e segurança são essenciais para as tomadas de decisão empresariais. Por isso, é importante que você tenha o conhecimento da real situação financeira e orçamentária de seus negócios. Um dos maiores motivos de falência das organizações é o fluxo de caixa negativo decorrente, ocasionalmente, de lançamentos defasados de entradas e saídas financeiras. Porém, essa situação só pode ser evitada com a realização da conciliação bancária, que permite ao empresário saber a previsão futura de caixa.

 

2) Saldo Atualizado

Sempre há um atraso decorrente de algumas transações, como o pagamento por cheques, por exemplo. Com isso, o processo de avaliação financeira do empreendedor pode ficar momentaneamente comprometido. Com a conciliação bancária a correção e identificação de saldos desatualizados é mais rápida, sendo possível comparar o saldo de sua conta bancária com o seu controle financeiro.

 

3) Planejamento Orçamentário Efetivo e Realista

Para ter sucesso nos negócios é preciso considerar a manutenção do planejamento orçamentário que permita análises efetivas e realistas de seus negócios. Para isso, o processo de conciliação bancária é de fundamental. A integração do seu controle com os sistemas bancários permite o acompanhamento e avaliação da situação financeira da sua empresa.

 

4) Softwares Financeiros Fáceis de Usar

Além da planilha no Excel você pode utilizar softwares financeiros e sites especializados nesse tipo de atividade. Fáceis de usar, eles o controle de dados e o gerenciamento financeiro. É preciso adquirir um software que conte com um suporte técnico para que você consiga personalizar rapidamente as atividades de conciliação bancária de acordo com as necessidades de seus negócios.

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