O que é fluxo de caixa e como ele pode ajudar sua empresa

O crescimento sustentável das organizações depende de diversos fatores. Estratégia de marketing, vendas, processos operacionais e uma boa gestão financeira são essencial para um desenvolvimento conciso, duradouro e eficaz. É essencial que as empresas tenham o controle das entradas e saídas monetárias, e de suas aplicações, sejam elas por meio de capital recebido de uma investidora, empréstimos bancários ou de uma fonte interna. Para tanto, as ferramentas de gestão são fundamentais. Independentemente do porte ou área de atuação da empresa, por isso, o fluxo de caixa se tornou imprescindível para os negócios.

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Parte da tarefa administrativa, o fluxo de caixa se tornou uma ferramenta essencial para os empreendedores. Responsável pelo desenvolvimento, controle e projeção dos negócios, por meio dessa ferramenta é possível avaliar o andamento de diversas áreas da empresa, o que permite controlar e mensurar o valor presente e projetar os lançamentos e investimentos futuros.

Apesar dos benefícios oferecidos pelo fluxo de caixa, as empresas ainda sofrem por não manter um acompanhamento regrado do mesmo, causando um enorme déficit financeiro, levando a perda do controle dos negócios. Responsável por projetar períodos futuros, o fluxo de caixa é o ponto de partida da análise financeira, além de registrar e acompanhar todas as entradas e saídas de recursos financeiros.

O fluxo de caixa realizado de forma temporal (diário, semanal, mensal ou anual), permite que a empresa tenha um melhor acompanhamento financeiro, realizando projeções e estimativas. Mas, é necessário considerar os saldos de ciclos anteriores, e assim compor as disponibilidades, ou indisponibilidades, nos ciclos posteriores.

O fluxo de caixa visa demonstrar e projetar, em períodos futuros, o resultado financeiro em regime de caixa, e não contábil, sendo uma das mais importantes ferramentas de gestão financeira dos negócios.

Permitindo que o empresário realize o lançamento das contas a pagar e dos direitos a receber, além de estimativas de receitas e despesas, apurando assim, o saldo disponível, ou indisponível, o que possibilita que as decisões sejam tomadas antecipadamente. Poderoso instrumento gerencial, o fluxo de caixa pode ser usado na antecipação de problemas de liquidez e endividamento, rentabilidade, lucratividade e eficácia empresarial.

Apensar da compreensão da importância e eficiência do fluxo de caixa, poucos gestores tem o conhecimento do conceito real e o entendimento da aplicação dessa ferramenta tão eficaz. Em poucas palavras, o fluxo de caixa pode ser definido como um movimento monetário que altera o saldo de dinheiro acumulado, ou seja, ele é o movimento do valor monetário que, efetivamente, entra e saí.

Com tantos modelos e aplicações, o desenvolvimento e introdução do fluxo de caixa passou a ser motivo de dúvida entre os gestores. Existem diversos questionamentos recorrentes no meio empresarial a respeito dessa ferramenta. Por isso, separamos as perguntas mais frequentes para auxiliá-los.

1) O que é o fluxo de caixa?

Um dos principais instrumentos no auxílio do controle financeiro do negócio, o fluxo de caixa é uma ferramenta que possibilita o acompanhamento detalhado de toda a movimentação de valores da empresa. Para isso, ele se baseia na entrada e saída monetária, por meio de um processo de análise realizado em períodos (diário, semanal, mensal), tendo como avaliação final o balanço anual.

2) Quais são as formas de uso do fluxo de caixa? Qual a sua importância?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que pode auxiliar em diversas áreas. Não apenas monetariamente, o fluxo de caixa pode ser usado para beneficiar a empresa por meio de tomadas de decisão e aumento da produtividade, além de ser extremamente eficaz como base para investimentos futuros. Algumas formas e respectiva importância do uso do fluxo de caixa, são:

Controle Financeiro: o fluxo de caixa está ligado ao controle financeiro da empresa. Podendo ser utilizado para organizar todas as receitas e despesas de acordo com data e categoria, possibilitando que o gestor tenha uma visão clara de todas as movimentações que ocorreram no período em questão;

Auxílio na tomada de decisões e ganho de eficiência: não apenas reconhecer a origem dos recebimentos e como o dinheiro está sendo empregado, o fluxo de caixa também é importante no auxílio da tomada de decisões. Para isso, é preciso coletar as informações contidas no fluxo de caixa, utilizando-as para verificar quais fontes de receita mais se destacam.

A partir disso, é possível direcionar ações de marketing e vendas, além de projetar investimentos e rendimento futuro, identificando despesas desnecessárias ou que podem ser reduzidas, sem prejudicar a operação. A partir da economia gerada com este corte, é possível redirecionar o montante para outras áreas que necessitem de investimento;

Planejamento Financeiro: a partir do conhecimento mensal de todas as ações financeiras, é possível utilizar as informações como base das projeções e planejamento financeiro. Sendo essencial na mensuração das receitas da empresa, o fluxo de caixa é importante para estabelecer metas de crescimento e acompanhamento de resultados.

Além de mensurar as despesas, por meio do fluxo de caixa, é possível verificar a situação financeira da empresa, medindo e reservando os recursos para honrar com todos os compromissos mensais.

3) Como montar um fluxo de caixa?

Explicaremos o passo a passo detalhadamente adiante. Porém, é importante saber que para estruturar o fluxo de caixa, é preciso  pensar na definição do Plano de Contas da sua empresa. Para isso, é necessário organizar um processo simples e fácil para realizar os lançamentos de receitas e despesas, controlar as contas a pagar e a receber, além de ter um fluxo de caixa real, bem como, planeja formas de extrair indicadores e gráficos financeiros para realizar a gestão de fluxo de caixa do negócio.

4) Para montar o fluxo de caixa é preciso ter um plano de contas definido?

O fluxo de caixa é importante para que a empresa adquira eficiência ao otimizar processos e investir em áreas importantes para o crescimento, sem aumentar os gastos. Desse modo, a definição de um plano de contas, simples e fácil, é importantíssimo para a organização e alimentação do fluxo de caixa. Após a elaboração do plano de contas é necessário pensar em uma forma sucinta de realizar os lançamentos financeiros na planilha ou sistema de gestão. Com isso, é possível ter um controle das contas que foram pagas ou recebidas.

5) Com as informações do fluxo de caixa é possível realizar análises gráficas?

Após certo período de acompanhamento e alimentação do fluxo de caixa é possível desenvolver gráficos para análise e controle das informações.

6) É possível deixar de fazer o fluxo de caixa por um período?

É comum que os empreendedores realizem alternâncias no controle do fluxo de caixa. Por não conseguir definir um processo administrativo e financeiro fácil e que seja suficiente para organizar os lançamentos das contas no sistema, os gestores passam a ter um processo repleto de lacunas.

A interrupção do controle do fluxo de caixa faz com que os dados fiquem desatualizados, além de interferir diretamente na gestão do tempo, pois em algum momento as lacunas precisarão ser preenchidas, caso contrário os relatórios perderão a validade e efetividade.

7) Quais são os prejuízos da falha na gestão do fluxo de caixa?

Desperdício de tempo, aumento do custo operacional e retrabalho são alguns dos fatores prejudiciais, que afetam as organizações que não fazem o acompanhamento regrado do fluxo de caixa. Por isso, é importante definir um processo fácil e que realmente possa ser seguido diariamente para que os colaboradores possam manter o fluxo de caixa sempre atualizado.

Um alerta: a procrastinação pode levar a desistência, desse modo, os períodos de não acompanhamento do fluxo de caixa podem se prolongar até chegar em um estágio onde não será mais possível retomar o controle.

8) O que poderá lhe garantir o sucesso na gestão de fluxo de caixa?

Não existem malefícios na gestão de fluxo de caixa. O acompanhamento contínuo e uso correto dessa ferramenta, permite a realização de uma gestão com análise dos dados, possibilitando o desenvolvimento de gráficos, relatórios e projeções. Mas para isso, é preciso escolher o modelo correto para as necessidades da empresa. Existem diversos tipos de fluxo de caixa, um para cada área do negócio, além de inúmeros softwares e modelos de planilhas que possibilitam um acompanhamento eficiente e resultados eficazes.

Agora que você já sanou as suas dúvidas a respeito dos benefícios, precisa conhecer um pouco mais os tipos de fluxo de caixa, para facilitar a utilização do mesmo em sua empresa.

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São diversas as áreas onde o fluxo de caixa pode ser utilizado, e inúmeros os tipos. Com isso, os empreendedores passaram a utilizá-lo no desenvolvimento e organização de planejamentos, direção, controle e projeção de investimentos. Não apenas com enfoque financeiro, o fluxo de caixa precisa ser utilizado, com efetividade e comprometimento, em todos os setores empresariais. Por isso, listamos as 4 principais áreas de aplicação dessa ferramenta, para que você possa conhecer e aplicar na sua empresa. São elas:

1)Fluxo de Caixa para Área de Produção

O acompanhamento da produção precisa ser realizado com precisão e cautela. O fluxo de caixa para área de produção deve ser utilizado para promover alterações nos prazos de fabricação dos produtos, determinando as novas alterações nas necessidades de caixa.

2)Fluxo de Caixa para Decisões de Compras

O fluxo de caixa para decisão de compra deve ser utilizado como uma ferramenta eficaz nas tomadas de decisão. Com ele é possível medir a existência de saldos disponíveis de caixa, estabelecendo uma sincronização dos fluxos de caixa, avaliando os prazos concedidos para pagamento das compras, com os de recebimento das vendas.

3) Fluxo de Caixa para Políticas de Cobrança

O fluxo de caixa para política de cobrança permite disponibilizar recursos financeiros mais rapidamente à disposição da empresa, constituindo um importante reforço de caixa, tornando o processo mais ágil e eficaz.

4)Fluxo de Caixa para a Área de Vendas

Avaliação e controle de todas as decisões da área comercial, por meio do fluxo de caixa da área de vendas, é possível realizar as tomadas de decisão por meio da prévia, das implicações do mesmo, nos resultados de caixa (prazo de cobrança, despesas com publicidade e propaganda, etc); 

Leia também nosso artigo sobre os 8 erros mais comuns no fluxo de caixa.

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Além das áreas de aplicação você precisa conhecer os diversos tipos de fluxo de caixa. Pode não parecer, mas cada um deles é responsável por mensurar alguma área financeira especifica da organização. Para saber quais são, onde e como deve aplicá-los, você precisa conhecer os 8 fluxos de caixa mais usados no desenvolvimento, organização e crescimento dos negócios. São eles:

1)Fluxo de Caixa Operacional 

Ele financia todas as operações do negócio, sendo utilizado para compra de reposição de materiais, pagamento de funcionários, e todos os demais custos necessários para que operação do negócio. Ou seja, o fluxo de caixa operacional é o responsável por manter a empresa funcionando.

2)Fluxo de Caixa Financeiro 

Além de possibilitar que o empreendedor realize uma previsão de caixa, minimizando o inesperado, o fluxo de caixa financeiro, possibilita a mensuração das entradas e saídas futuras de recursos monetários durante um determinado período, possibilitando aos empreendedores reservar um ativo extra para cobrir as variações entre as necessidades monetárias reais e previstas.

3)Fluxo de Caixa para Investimentos 

O fluxo de caixa para investimento realiza, basicamente, a mensuração pelas reservas que a empresa obtém após o financiamento de todas as operações, sendo elas pendências financeiras, empréstimos, notas promissórias ou qualquer outro passivo. Realizar esse tipo d controle de fluxo de caixa possibilita o direcionamento dos ativos em investimentos diversos, como os títulos do governo ou ações na bolsa de valores.  Porém, é importante que esses valores sejam aplicados em ações que possam retornar a empresa em maior volume. 

4)Fluxo de Caixa Direto

Utilizado para registrar os recebimentos e pagamentos das atividades operacionais sem realizar descontos, o fluxo de caixa direto considera a forma bruta das operações. Tendo como principal objetivo, permitir que as informações de caixa fiquem disponíveis diariamente, os recebimentos e pagamentos precisam ser organizados de acordo com a natureza contábil, de modo que sejam divididos em classes.

5) Fluxo de Caixa Indireto

Método que se baseia na análise dos lucros e prejuízos do exercício apontados na DRE (Demonstrativos de Resultados do Exercício), e ajustados por itens econômicos como depreciação, amortização e variações nas contas patrimoniais, o fluxo de caixa indireto é muito eficaz. Para desenvolvê-lo, não é preciso ter total controle do fluxo de caixa, basta utilizar os balanços patrimoniais referentes ao início e ao final do período, além da DRE e outras informações contábeis. Porém, é possível que haja algumas distorções nos resultados.

6) Fluxo de Caixa Projetado

O fluxo de caixa projetado possibilita que o gestor realize a análise de contas do presente (pagamentos e recebimentos), fazendo uma média e projetando-as para construir uma visão futura do negócio. Com isso, é possível auxiliar o gestor a projetar a realização de pagamentos e recebimentos para organizar o negócio, efetuando ajustes para corrigir as falhas de administração de recursos, estagnando as perdas em busca de um resultado financeiro favorável, planejando investimentos para a expansão.

Ou seja, realiza uma estimativa que permite ao empreendedor planejar suas iniciativas futuras, referentes ao negócio, com base nos resultados obtidos

7) Fluxo de Caixa Livre

Por meio do fluxo de caixa livre é possível analisar o resultado esperado e, em caso de balanço positivo, estudar possíveis aplicações para o capital ocioso. Além disso, ele possibilita a mensuração da capacidade do negócio em gerar capital em curto, médio e longo prazo, indicando o saldo da comparação com o fluxo de caixa operacional.

Em caso de balanço negativo, é possível traçar as estratégias para reverter o quadro e alcançar a saúde financeira do negócio. determinando as medidas mais apropriadas para o futuro da empresa (abertura de novas unidades, solicitação de empréstimos, ampliação do estoque ou até mesmo a falência do negócio).

8)Fluxo de Caixa Descontado

O fluxo de caixa descontado é conhecido pela sigla FDC. Ele é, basicamente, um cálculo que determina o valor de uma empresa, sendo utilizado na captação de investidores, no processo de compra e venda de uma companhia ou em caso de fusões, para avaliar o retorno do capital investido.

Sabemos que uma das formas mais eficientes do empresário conhecer profundamente o seu negócio é por meio da projeção do fluxo de caixa. Pois, quanto maior for a proximidade entre a projeção e o realizado, maior será o conhecimento. Essa ferramenta pode ser utilizada como controle e, principalmente, instrumento na tomada de decisões.

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Após conhecer as vantagens e tirar as dúvidas, analisar os tipos e áreas de aplicação do fluxo de caixa, vamos apresentar o passo a passo para que você possa desenvolver uma planilha de controle de fluxo de caixa fácil, prático e eficaz para o seu negócio.

1º Passo: Desenvolva um Plano de Contas para Organizar as Entradas e Saídas

O fluxo de caixa apresentar o resultado financeiro em regime de caixa e não contábil, mas apesar disso, é preciso organizar as contas para o desenvolvimento de um acompanhamento organizado e categórico. Sabendo que o objetivo do plano de contas é separar as entradas e saídas de dinheiro em categorias, é primordial realizar a análise e divisão das contas (despesas com produtos, despesas com serviços, despesas não operacionais, despesas com Rh, despesas operacionais, despesas de marketing, impostos e investimentos). Para tanto, utilize as contas que melhor se adequem a sua empresa, categorizando-as em:

Saídas monetárias: custos, despesas e investimentos;

Entradas monetárias: receitas com produtos, receitas com serviços e receitas não operacionais.

2º Passo: Evidencie os Lançamentos Financeiros

Após a montagem do plano de contas, é preciso realizar os lançamentos das

transações diárias de entrada e saída da empresa. Os lançamentos financeiros são o registro das transações efetuadas, no período, de forma sucinta e objetiva. Portanto, é preciso realizar o somatório total dos lançamentos financeiros a partir do registro das entradas ou saídas, o que possibilita ter um panorama geral do seu fluxo de caixa.

3º Passo: Realize a Análise dos Lançamentos

Após realizar os lançamentos financeiros é preciso analisá-los, para entender e encontrar o saldo final diário. Para isso, é necessário calcular o valor das entradas, subtraindo as saídas, somando-o ao saldo inicial. Essa análise permite maior preparação financeira mensal e, consequentemente, anual.

A análise dos lançamentos mensais possibilita a mensuração do total das receitas diárias e mensais, além do valor total de despesas do dia e do período. Mas para ter um acompanhamento completamente eficaz, é importante registar as Contas a Pagar e Contas a Receber, pois assim é possível medir a necessidade de capital de giro da empresa.

4º Passo: Realize a Análise dos Resultados Consolidados

Os três primeiros passos demonstram as informações que precisam ser inseridas no fluxo de caixa. Agora é preciso analisar os resultados, ou seja, o fluxo de caixa consolidado e os diferentes relatórios que podem ser tirados dele.  Para isso, é extremamente importante que você disponibilize um espaço em sua planilha de acompanhamento do fluxo de caixa para inserir os resultados consolidados. Pois somente com ele é possível ter um panorama geral, mensal, do fluxo de caixa da empresa.

5º Passo: Realize a Análise Gráfica

A análise gráfica é um passo muito importante para a gestão de caixa. A realização dessa análise mais visual permite que você tenha uma visão mais clara dos resultados. Existem alguns gráficos recomendáveis para extrair o fluxo de caixa de maneira clara e efetiva. São eles:

Gráfico de análise financeira geral mensal: responsável por medir as entradas, saídas e saldo ao longo do ano;

Gráfico de receitas: é importante para que você possa medir as entradas mais relevantes e as mais insignificantes;

Gráfico de despesas: assim como o gráfico de receitas, ele precisa ser dividido por tipos, assim é possível visualizar as flutuações mensais, possibilitando a realização de cortes nas contas corretas;

Gráfico de contas a pagar/contas a receber: esse gráfico é essencial para o planejamento do fluxo de caixa.

Gráfico de necessidade de caixa: a partir desse gráfico é possível visualizar o saldo inicial do período, somado as entradas e subtraído das saídas;

Gráfico de saldo acumulado: é preciso bastante atenção para realizar esse gráfico, pois ele deve corresponder a soma das disponibilidades de caixa (caixinha, bancos, aplicações, etc).

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