Guia Completo para Controle de Vendas

Guia Completo para Controle de Vendas

O controle de vendas é essencial para todos os tipos de empresa. Seja em lojas físicas ou vendas on-line, distribuição de serviço ou venda de produtos, a administração das saídas é extremamente necessária para o andamento dos negócios.

Com a expansão do comércio os meios de aquisição dos serviços e produtos também se modificaram. O e-commerce tem gerado uma receita considerável para as empresas, que tem investido cada vez mais na distribuição on-line. Seja em sites de vendas, aplicativos ou redes sociais, as vendas pela Internet têm ganhado cada vez mais notoriedade e confiabilidade do público.

Com o crescimento e expansão dos negócios a automatização dos processos se torna cada vez mais necessária. O controle de vendas por meio de planilhas no Excel não deixa de ser eficiente, mas o acompanhamento das vendas por meio de softwares facilita e otimiza os processos, além de ser uma forma pela qual as empresas podem ter todas as informações sem erros de inserção e registro.

Por desconhecer um método eficaz de controle de vendas, as empresas acabam sofrendo com a falta de acompanhamento de estoque, aquisições, montantes no capital de giro, capital permanente, efetividade das vendas e controle de vendas, o que, por muitas vezes, acarreta no fracasso dos negócios.

As técnicas utilizadas para registrar, administrar e gerir as vendas efetuadas pela empresa, podem ser utilizadas para mostrar não apenas o que está sendo vendido, mas o quanto e para quem estão sendo efetuadas essas vendas.

Negligenciar o controle de vendas acarreta na perda de um dos principais indicadores da saúde administrativa e financeira da empresa. O registro das vendas é essencial não apenas para acompanhamento de estoque, mas também é importantíssimo para fins fiscais, como o controle do fluxo de caixa e análises financeiras.

Com o controle de vendas, é possível criar um banco de dados dos clientes. O que permite que a empresa faça propostas customizadas, montando uma rede de clientes fidelizados, preservando a marca no mercado específico, determinando o público-alvo e mantendo o estoque controlado. Além disso, o controle de vendas otimiza o relacionamento com os clientes.

Pensando nisso, montamos um guia completo de controle de vendas. Com ele é possível conhecer e entender os tipos de controle de venda de serviços e produtos, facilitando a aplicação dos mesmos nos negócios.

Controle de Vendas de Serviços

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Vendas de serviços únicos ou vendas de serviços recorrentes, a administração, análise e controle da distribuição dos serviços prestados é de extrema responsabilidade para o fornecedor. Clínica Médica, odontológica, Pet Shop, salão de beleza, são diversos os serviços oferecidos pelas empresas. O controle de venda dos serviços prestados é imprescindível para o sucesso dos negócios.

Gerenciar uma empresa de prestação de serviços não é tarefa fácil. O gestor precisa atender os clientes, lidar com as necessidades dos colaboradores, cuidar das finanças, alavancar as vendas e analisar a concorrência. Com isso, o controle efetivo das vendas acaba ficando em segundo plano. Por isso é necessário que o gestor:

Dedique-se ao planejamento: desenvolvendo um planejamento estratégico, com base em informações sobre clientes, fornecedores, mercado e de capacidade de atendimento na prestação de serviços.

Controle os resultados: criando indicadores e definindo metas para auxiliar no controle dos serviços prestados e na análise do desempenho, além de traçar planos de trabalho. Desenvolvendo indicadores que contemplem, principalmente, a área de vendas, finanças, clientes, fornecedores e colaboradores.

Melhore continuamente a prestação de serviços: buscando aperfeiçoar os conhecimentos e técnicas. A prestação de serviços é necessária em diversas áreas. Com isso, as prestadoras de serviço passaram a automatizar o registro das vendas, facilitando o registro, controle e acompanhamento das aquisições dos clientes.

Gerenciar e controlar a venda de serviços é de extrema importância para o sucesso nos negócios. A cobrança e pagamento por serviços prestados unitariamente é mais rápida e prática, pois, em sua maioria, são realizadas à vista, ou parceladas por meio de cartões de crédito, o que facilita o processo de cobrança da empresa, evitando grande número de inadimplência.

Além dos serviços únicos, existem os serviços recorrentes, que são aqueles que podem ser quitados semanal, mensal ou anualmente, o que demanda um maior cuidado e acompanhamento por parte do gestor.

Mas como é possível melhorar o processo de venda de serviços?

De forma geral, todo tipo de controle é extremamente importância para a empresa. Seja quantitativo ou qualitativo, eles acabam por ditar o andamento atual dos negócios e as modificações necessárias para melhorias futuras. Muitas empresas, não possuem organização dos processos de controle financeiro e administrativo, o que acaba atingindo diretamente as vendas dos serviços prestados pela empresa.

Com o controle de vendas é possível mensurar aquisições, montantes no capital de giro, capital permanente e efetividade das vendas. O método utilizado para registrar, administrar e gerir as vendas efetuadas pela empresa, é essencial para mostra não apenas qual serviço está sendo vendido, mas para quem está sendo prestado dado serviço. Por meio dessa análise, é possível extrair informações para análise de fluxo de caixa, ranking dos serviços mais relevantes e perfil dos clientes.

O acompanhamento das vendas possibilita a mensuração e análise dos indicadores da saúde administrativa e financeira da empresa. Mas para isso é preciso:

1º Manter o registro das vendas

O registro das vendas dos serviços é extremamente importância para o andamento do negócio. Por isso, toda venda deve ser registrada, para fins fiscais, controle do fluxo de caixa e análises gerais. O registro das vendas realizado por meio de softwares é mais simples e eficaz, além disso, evita erros de digitação ou falta de inserção de informações.

2º Realizar um mapa de vendas

O mapa de vendas permite identificar, em um período de tempo determinado, o que foi vendido, para quem o serviço foi prestado e a entrada monetária em caixa.

3º Criar um banco de dados

Com o desenvolvimento de um controle de vendas, é possível criar um banco de dados dos clientes, permitindo fazer propostas customizadas, mostrando uma rede de clientes fidelizados, mantendo a marca no mercado específico, determinando assim o público-alvo.

As vendas dos serviços prestados podem ser controladas facilmente por meio de softwares ou planilhas de venda. Esse controle é imprescindível para a administração dos negócios. O controle das vendas dos serviços recorrentes é semelhante, mas contém algumas particularidades que precisam ser consideradas no momento de efetivá-lo.

Controle de vendas de serviços recorrentes

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Não apenas vendas de serviços únicos, as vendas de serviços recorrentes movimentam um montante fixo que impulsiona o negócio. Com esse método cada novo cliente que entra na carteira é responsável por aumentar a receita semanal, mensal, trimestral ou anual, sendo de grande benefício para os negócios.

Para obter eficácia nesse processo, de forma que ele funcione com excelência, é preciso conhecer esse tipo de venda, aplicando as boas práticas para manter os clientes ativos. Muitas empresas desconhecem as vantagens desse serviço, e tantas outras não conseguem aplicá-lo de forma a alcançar os benefícios oferecidos por ele em sua totalidade.

Mas o que são vendas recorrentes?

As vendas de serviços recorrentes são aquelas em que o cliente paga de maneira diária, semanal, mensal ou anual pela prestação do serviço. Por isso, a aplicação desse método é muito comum em academias, escolas, clubes de assinatura e empresas que oferecem software como serviço. Nesse caso, o pagamento recorrente é realizado em períodos predeterminados para que o cliente receba o serviço contratado.

Os pagamentos recorrentes podem ser:

Serviços Mensais: curso, escola, clube, academia e outros;

Serviços por Assinatura: jornal, revista, portal e similares;

Planos de Serviços: seguro, saúde, consultoria, hospedagem, entre outros;

Contrato de Serviços: prestação de serviços.

Todos os serviços recorrentes, independentemente da área, são liberados mediante a pagamento e cortados caso o acordo não seja cumprido. Na escola, por exemplo, em falta de pagamento o aluno é proibido de assistir as aulas.

Como planejar a venda e a cobrança de serviços recorrentes?

A venda dos serviços recorrentes precisa ser realizada de forma inteligente e segura, com um meio de pagamento eficiente. Para que haja eficácia é fundamental utilizar um meio de pagamento que cobre automaticamente, com segurança e controle dos assinantes. Com isso, a empresa deve introduzir e priorizar os pagamentos com cartão de crédito, débito automático e emissão de boleto bancário.

Os pagamentos om cartão de crédito, débito automático e emissão de boleto bancário facilitam a cobrança e o recebimento. Porém, é necessário que a empresa desenvolva uma área de cobrança de acordo com a quantidade de clientes.

Qual o nível de segurança que as vendas de serviço recorrente oferecem ao cliente?

A contratação de serviços recorrentes é extremamente necessária. Existem serviços, como a escola, por exemplo, que o cliente vai utilizar por longo período e não pode correr o risco de ter a prestação desse serviço interrompida. Por isso, os serviços de longo prazo oferecem, por sua natureza, maior segurança aos usuários.

Para que o cliente se sinta seguro para contratar os serviços recorrentes, a empresa precisa transmitir uma imagem de profissionalismo, entregando o que prometeu e cuidando da pós-venda, fidelizando assim, o cliente.

Como realizar o controle das vendas de serviços recorrentes?

Para realizar o controle das vendas de serviços recorrentes é preciso organizar os processos, e treinar a equipe para executá-lo de forma organizada, eficiente e efetiva. Mas para isso é necessário:

1º Escolher um bom software de gestão financeira

As planilhas de Excel são eficientes e muito usuais, mas para ter eficácia no processo de controle de vendas de serviços recorrentes o uso de um software é imprescindível. Por isso, investir em um software é o primeiro passo. Desse modo, as chances de erro diminuem, e os pagamentos passam a ser recebidos de forma automática.

2º Treinar a equipe

A introdução do software só será eficaz se os funcionários souberem utilizá-lo da melhor maneira. Desse modo, é necessário treinar a equipe para que as funções do software sejam bem exploradas.

3º Acompanhar os pagamentos

Os softwares permitem o envio de e-mails e, em alguns casos, até mensagens de texto aos inadimplentes, mas as ligações para cobrança continuam sendo eficazes.

Automatizar o processo de cobrança é uma excelente opção, mas a análise humana precisa continuar sendo realizada. Por isso, é necessário deixar um colaborador responsável por certificar que todos os pagamentos foram feitos e, caso não tenham sido, entrar em contato com o cliente para realizar a cobrança.

Esse método é eficaz não apenas para venda de serviços, mas para o controle de vendas de produtos também. Facilitando, otimizando e organizando os processos.

Controle de vendas de produto

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O controle de vendas de produtos é essencial para a administração, controle e projeção dos negócios. Restaurantes, lojas de roupa, lanchonetes, são diversos os produtos oferecidos no mercado em lojas físicas e virtuais.

A realização do controle de venda não mede apenas os lucros e prejuízos, entradas e saídas, mas auxilia também a mensurar e controlar o estoque. O controle do estoque é essencial para as vendas, pois a falta de acompanhamento das mercadorias estocadas pode gerar diversas falhas na distribuição e satisfação das demandas.

O controle de vendas é imprescindível, pois ele dita o andamento dos negócios e as modificações necessárias para melhorias. Além disso, ele possibilita a mensuração das aquisições, capital de giro, capital permanente e efetividade das vendas. O software utilizado para registrar, administrar e gerir as vendas efetuadas pela empresa, é essencial para mensurar a entrada e saída dos produtos e analisar o estoque, extraindo informações para análise de fluxo de caixa, ranking os produtos mais vendidos e perfil dos clientes. Para isso é importante:

1º Automatizar os processos de venda do produto

O controle da gestão das vendas é imprescindível para o sucesso dos negócios. Existem diversos softwares para registro, acompanhamento e controle das vendas. Os recursos oferecidos pela automatização das vendas permitem a integração dos setores com o restante da operação. O sistema de registro e controle de vendas oferece um mecanismo de registro do pedido da loja física, com o estoque, facilitando e otimizando as vendas.

O registro manual das vendas pode gerar diversos problemas no estoque, além de prejudicar o atendimento ao cliente. A automatização também é importante para ajuda a registrar os pedidos de forma que eles saiam do estoque sistêmico, ao mesmo tempo que são retirados do estoque físico. Desse modo, cada pedido realizado é acompanhando de uma baixa automática na quantidade de produtos disponíveis.

2º Treinar os colaboradores para registrar as vendas dos produtos

Para que a automatização das vendas seja eficaz é preciso realizar um treinamento para os colaboradores. A adaptação ao sistema ajuda a evita falhas no processo. Por isso, investir em treinamento para os colaboradores é extremamente importante para impulsioná-los a ter total conhecimento do funcionamento das ferramentas de gestão, evitando assim, que os recursos disponíveis sejam utilizados incorretamente.

3º Alinhar o fornecimento de mercadoria

O sistema de controle de vendas permite a conciliação do software da loja com o fornecimento de mercadoria. Além disso, o alinhamento das demandas com os fornecedores facilita o controle de venda, possibilitando a integração dos sistemas de gestão, fortalecendo a cadeia de abastecimento.

O controle de venda da loja física é fácil e prático. Com o avanço da tecnologia as lojas físicas expandiram seus negócios e passaram a disponibilizar os produtos por meio de plataformas digitais. O e-commerce é um método de vendas de produtos que auxilia e expande o alcance das lojas. Não apenas o controle de vendas dos produtos da loja física, a conciliação deste com as vendas on-line é imprescindível para a administração, controle e direção dos negócios.

Controle de vendas de produto via e-commerce

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O controle das vendas de produtos é necessário não apenas nas lojas física, mas também nas lojas on-line. As demandas do e-commerce muitas vezes são supridas pelo estoque das lojas físicas. Mas, em sua maioria, o empreendedor possui apenas a loja na plataforma digital, o que facilita a conciliação de estoque e venda.

Muitos empreendedores anunciam o produto no e-commerce e por falta de controle das vendas, acaba não conseguindo atender a demanda. As falhas na entrega do produto, equívoco no tamanho ou modelo, dentre outros problemas de venda, ocorrem justamente por falta de controle de venda.

Para obter uma venda efetiva e sem falhas é necessário desenvolver um método de controle eficaz. Controlar as vendas dos produtos é extremamente importante para o sucesso dos negócios. Mas, para isso é preciso realizar um processo simples:

1º Centralizar a gestão das vendas dos produtos

O e-commerce pode ser uma extensão da loja física, nesse caso é necessário unificar toda a gestão. Ou também pode ser apenas uma loja on-line, com produtos vendidos unicamente por meio da plataforma digitar. Porém, em ambos os casos é necessário ter o controle das vendas unificado.

Existem diversos softwares para registro, acompanhamento e controle das vendas. Esse recurso permite a integração não só de alguns setores, mas de toda a operação. O sistema de registro e controle de vendas permite a integração da loja física com a virtual. Desse modo, o pedido da loja física tem o mesmo trâmite do pedido da loja virtual, ambos chegam ao estoque apenas com a diferença no tipo de entrega, detalhe que influencia a separação, embalagem e o envio. Sendo capaz de filtrar as saídas por unidade de negócio: loja física ou e-commerce.

O e-commerce que possui apenas a loja virtual pode utilizar o mesmo software e serviço, pois ele auxilia no acompanhamento do desempenho das vendas em cada modalidade, possibilitando o planejamento das campanhas de marketing e promoções com mais precisão.

2º Automatizar os processos de venda do e-commerce

A conciliação das vendas da loja física com a loja digital é extremamente importante, pois ajuda a evitar falhas. As vendas registradas manualmente podem gerar diversos problemas no estoque e atraso nas entregas das vendas online. Pois os vendedores podem esquecer de registrar informações ou pode haver um desencontro na comunicação. Pois as empresas que possuem as duas plataformas de venda, física e online, com equipes diferentes e vendas efetuadas simultaneamente, podem sofrer com duplicidade da venda, ou seja, vender um mesmo produto em dois ambientes diferentes.

A automatização também é importante para quem possui apenas a loja online. O sistema ajuda a registrar os pedidos de forma que eles cheguem ao estoque por ordem de solicitação. Desse modo, cada pedido realizado é acompanhando de uma baixa automática na quantidade de produtos disponíveis, indicando tanto para os vendedores quanto para o e-commerce qual é a disponibilidade de itens em tempo real. O que evita a venda de produtos pelo site que não existem fisicamente.

3º Treinar os colaboradores

A automatização do controle de vendas é essencial, mas para que ela seja eficaz é importante treinar os colaboradores para que eles possam se adaptar ao sistema, evitando falhas no processo. Investir em treinamento para os colaboradores irá ajudá-los a ter pleno conhecimento do funcionamento das ferramentas de gestão, para que assim, eles consigam utilizar todos os recursos disponíveis.

Promover capacitações regulares para resgatar as melhores práticas e não deixar que o conhecimento adquirido se perca, é imprescindível para que o processo seja continuamente efetivo. Para isso, é essencial manter um controle rigoroso sobre quem já passou pelos treinamentos, oferecendo o mesmo para os novos colaboradores.

4º Alinhar os fornecedores

Para facilitar o controle de venda do e-commerce é importante alinhar as demandas com os fornecedores. A conciliação de estoque e venda possibilitando a integração dos sistemas de gestão, fortalecendo a cadeia de abastecimento. Desse modo, no momento em que o estoque contabiliza a quantidade mínima de itens permitidos, o sistema de vendas do fornecedor é acionado, realizando automaticamente o pedido de reposição. O pedido de reposição também pode ser realizado manualmente, dependendo apenas de como a empresa prefere realizá-lo.

O controle de vendas auxilia não apenas na organização de estoque e mensuração da saída dos produtos. Esse método auxilia na otimização de recursos, além de ser imprescindível para o aumento da produtividade da equipe.

Com o processo automatizado a equipe ganha capacidade para gerar mais resultados em menos tempo. Além disso, o investimento inicial em tecnologia e treinamento se converte em redução de desperdícios, otimização do espaço do armazém, diminuição do capital de giro imobilizado, maior eficiência nas estratégias de precificação e redução do quadro de pessoal. Resultando no aumento da lucratividade do e-commerce.

Agora que você já finalizou a leitura do nosso guia, confira o passo a passo de como fazer uma planilha de vendas.

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