Entenda em 8 passos a conciliação de cartões

Aquele tempo em que aceitar pagamentos com cartões de crédito e débito era um diferencial nos estabelecimentos já ficou para trás. Hoje trata-se de uma prática de sobrevivência de mercado.

No entanto, o que é um grande benefício para os consumidores, pode ser um desafio temido pelas empresas.  Muito diferente do que um pagamento em dinheiro – que é recebido à vista de forma transparente e sem intermediários -, os pagamentos feitos via cartões passam por algumas etapas.

Para entender o valor que você receberá por um compra paga no cartão é necessário saber:

  • Quais são os prazos de liquidação da adquirente para o tipo de transação
  • Em quantas parcelas o valor será pago
  • Valor das taxas cobradas
  • Quais são os valores para adiantamento de recebíveis
  • Quem está envolvido na transação: adquirentes, bandeiras, subadquirentes, gateways, etc
  • Como o valor será recebido: depósito bancário, crédito em portal, etc
  • Quais os valores de aluguel de equipamento
  • Entre outros

Ou seja, controlar o dinheiro das vendas que entra na conta da empresa ganhou grande complexidade com a modernização da economia.

E é exatamente nesse cenário que entra a conciliação de cartões para acompanhar o fluxo financeiro desde a venda até o momento do depósito em conta, intervalo que pode demorar centenas de dias e custar caro.

A conciliação de cartões é o procedimento pelo qual é possível entender se a empresa está realmente recebendo por suas vendas da maneira correta, o que responde uma série de questões:

  • Todas as transações estão sendo pagas?
  • Os valores estão corretos?
  • As taxas cobradas estão corretas?
  • Os valores estão sendo depositados nas datas certas?
  • Existe algum tipo de fraude no processo?
  • Existe algum erro de processamento?
  • Todas as transações foram registradas corretamente?

Além de respostas, a conciliação de cartões devolve o controle financeiro da empresa para seus gestores, que podem planejar o futuro e tomar decisões com mais clareza do comportamento do fluxo de caixa.

Por ser algo de extrema importância para a organização financeira, as empresas mais bem preparadas dedicam recursos exclusivamente para seus batimentos diários. Para facilitar esse processo, criamos o Confere Cartões, que é capaz de fazer toda a rotina de conciliação de cartões de maneira rápida, automática, assertiva e barata.

Para explicar melhor, separei a conciliação de cartões em 8 passos que podem ser facilmente acompanhados:

1. Contratação do serviço de cartões

O primeiro passo da conciliação de cartões é proteger seu capital contratando um bom serviço de cartões. É o momento de:

  • escolher a adquirente
  • negociar taxas
  • valores de locação de maquinetas
  • entender prazos e fluxos

Embora ainda não se trate de cruzamento de informações, é a escolha de um bom parceiro para o processamento de suas vendas que vai garantir a economia ao longo prazo.

2. Levantamento e importação de dados

Para uma eficiente conciliação, é essencial levantar todas as informações que serão cruzadas de maneira correta. No caso específico da conciliação de cartões você precisará dos relatórios analíticos de vendas (com todas as vendas feitas no período), do extrato de vendas, pagamentos, ajustes e cancelamentos dos adquirentes e de seus extratos bancários.

No Confere Cartões esses arquivos podem ser carregados de forma automática, o que simplifica a árdua tarefa de gerenciar esses documentos.

3. Conciliação de vendas

É aqui que começamos a conflitar as informações. Para a primeira etapa da conciliação de cartões, fazemos a conciliação de vendas, onde cruzamos os dados do extrato interno de vendas (aquele que você consegue no seu sistema) com o extrato de vendas das adquirentes. Nesse processo pode-se identificar:

  • Os valores que a empresa espera receber são os mesmos que a adquirente pretende pagar?
  • Aconteceu algum erro de preenchimento no momento do pagamento?
  • Todas as transações lançadas foram cobradas?
  • Existe algum risco de fraude?
  • Entre outras perguntas importantes.

4. Conciliação de pagamentos

Nessa etapa verificamos se os valores, taxas e datas em que as adquirentes pretendem pagar as empresas estão corretos de acordo com o combinado em contrato. Durante a conciliação de pagamentos podemos encontrar erros nos valores, erros nas datas de depósito e principalmente erros nas taxas cobradas, geralmente maiores do que o acordado.

Ela também é crucial para que as empresas mapeiem seus recebimentos para os próximos meses, o que permite melhor planejamento financeiro.

5. Conciliação bancária

A conciliação bancária mostra se as adquirentes de cartões realmente estão depositando os valores prometidos. Somente depois que o dinheiro é depositado na conta da empresa que podemos afirmar que as vendas por cartões foram realmente pagas, mas a única maneira de saber se o valor creditado está correto é entendendo todo o fluxo que já foi explicado. 

Muitas vezes os valores são diferentes dos que constam nos extratos de pagamentos porque sofrem descontos de aluguéis de maquinetas, taxas de adiantamento ou por algum erro. Por isso é importante entender todos os valores que entram e que são descontados.

6. Conciliação de cancelamentos e chargebacks

Ter a via do estabelecimento da compra por cartão ou até o comprovante de pagamento não é garantia de receber pela venda que pode ser cancelada ou receber um chargeback*. Por isso é muito importante fazer a conciliação de cancelamentos e chargebacks.

Nela vemos se algo que impeça o recebimento das vendas pode ter acontecido sem o conhecimento da empresa, pois nada pior do que contar com um dinheiro e não receber.

*Chargeback é o cancelamento de uma venda feita com cartão de crédito ou débito

7. Acompanhamento por relatórios

Com todas as conciliações feitas, chegou a hora de analisar todos os relatórios gerados para encontrar todas as divergências, tudo aquilo que pode afetar os recebimentos e já planejar as medidas que devem ser tomadas. 

Quanto maior a assertividade das conciliações, mais transparente e fácil fica a tomada de decisões.

8. Tratativas

E, por fim, a conciliação de cartões culmina nas tratativas, ou seja, as ações que devem ser tomadas, sejam elas:

  • abrir chamados e reclamações junto às adquirentes
  • rever o processo de preenchimento do sistema interno
  • treinamento do pessoal
  • readequar o planejamento financeiro, entre outros.

Podemos afirmar que com o aumento expressivo no uso de cartões de débito, crédito e benefícios, controlar os recebíveis se tornou uma complicada, porém essencial missão para qualquer empresa. É a conciliação de cartões que permite que o mercado se planeje e se proteja, aumentando o controle e evitando perdas.

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