Controle de vendas: como fazer o controle + Planilha Gratuita

De forma geral, todo tipo de controle é de extrema importância para a organização. Seja quantitativo ou qualitativo, os controles ditam o andamento atual dos negócios e as modificações necessárias para melhorias futuras.

Muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, não possuem organização dos processos de controle financeiro e administrativo., o que  acaba atingindo diretamente o estoque e as vendas da empresa.

Não apenas controle de entrada e saída monetária e de mercadoria, com o controle de vendas é possível mensurar aquisições, montantes no capital de giro, capital permanente e efetividade das vendas.

O método utilizado para registrar, administrar e gerir as vendas efetuadas pela empresa, é essencial para mostra não apenas o que está sendo vendido, mas o quanto e para quem está sendo vendido. Por meio dessa análise, é possível  extrair informações para análise de fluxo de caixa, ranking dos produtos mais relevantes e perfil dos clientes.

O acompanhamento das vendas possibilita a mensuração e análise dos indicadores da saúde administrativa e financeira da empresa. Pensando nisso, buscamos apresentar algumas dicas de como controlar as vendas, além do passo a passo de como desenvolver uma planilha de Controle de Vendas prática e simples.

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Antes de mostrar o passo a passo de como desenvolver uma planilha de vendas, separamos algumas dicas de como manter o controle das vendas. Veja a seguir:

 

1 – Mantenha o Registro das Vendas

O registro das vendas é de extrema importância para o andamento do negócio. Por isso, toda venda deve ser registrada, para fins fiscais, controle do fluxo de caixa e análises gerais. Esse registro pode ser realizado por meio de softwares, ou até mesmo em registro em planilhas simples.

 

2 – Realize um Mapa de Vendas

O mapa de vendas permite identificar, em um período de tempo determinado, o que foi vendido, para quem a venda foi realizada e a entrada monetária em caixa.

 

3 – Crie um Banco de Dados

Com o desenvolvimento de um controle de vendas, é possível criar um banco de dados dos clientes, permitindo fazer propostas customizadas, mostrando  uma rede de clientes fidelizados, mantendo a marca no mercado específico, determinando assim o público-alvo.

Agora que você já conhece a importância do controle de vendas e as informações primordiais para o andamento do seu negócio. Separamos um passo a passo de como realizar uma planilha rápida e simples para que você possa controlar as vendas da sua empresa. Veja a seguir:

1º Passo: Criar o Cabeçalho

O cabeçalho é o primeiro passo para a estruturação da planilha. É a partir dele que definimos as informações que serão inseridas na planilha. Para iniciar é preciso inserir em cada coluna os títulos devidos. As informações que precisam conter na planilha de vendas são: título, data, número do documento (nota), histórico (mercadoria vendida), valor (total), condição de pagamento (V para pagamentos à vista e P para pagamentos a prazo), desconto, valor líquido, nome do vendedor, percentual de comissão e valor da comissão. Como mostra a imagem abaixo:

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2º Passo: Formatar Colunas

Simples e rápida, a formatação das colunas deve ser realizada com o formato necessário, para que não seja preciso repetir o processo no momento da inserção de dados. Basta formatar a coluna “Data” no formato que desejar (completa ou abreviada); a coluna “Nota” como número; as colunas “Valor Líquido e Valor da Comissão” como moeda; e as colunas “Desconto e Comissão” como Percentual. Assim como na imagem abaixo:

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3º Passo: Formatar as Colunas com Cores

A formatação das colunas com cores é necessária para que as informações fiquem mais claras. O Excel oferece uma variedade de cores, sendo possível escolher a que mais se encaixa para a empresa. Para uma melhor visualização, é importante fazer uma mesclagem de cores entre as linhas. Como mostra a imagem abaixo:

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4º Passo: Coluna Desconto – Criar e Inserir a Fórmula SE

Agora vamos inserir as primeiras fórmulas. Na coluna será preciso utilizar a fórmula SE para aplicar o desconto sobre a venda. Para isso, vamos supor que a empresa oferece sempre um desconto de 5% nas vendas à vista, e nenhum desconto quando a venda é a prazo. Com o SE é possível criar uma fórmula que faça, automaticamente, esse cálculo, com a simples identificação da condição de venda. Para isso, vamos usar a função SE estabelecendo a condição de que, se a venda for à vista, o desconto será de 5% e, se a venda for a prazo, nenhum desconto, ou Zero. Basta fazer a fórmula na primeira célula da coluna “Desconto” e copiar para todas as outras da mesma coluna. Assim como na imagem abaixo:

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5º Passo: Coluna Líquido – Criar Fórmula para Procurar o Valor Líquido se Houver Desconto

Para criara uma fórmula adequada para essa função é muito simples: basta aplicar a fórmula SOMA na coluna “Líquido”, pegando o valor da venda (D3) e deduzir o valor do desconto (D3*F3). Utilizando sempre as regras matemáticas, pois o Excel respeita essas regras. Assim como na imagem abaixo:

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6º Passo: Coluna Comissão – Criar Fórmula para Calcular a Comissão

Utilizando a função SE, agora com uma fórmula um pouco mais complicada, na coluna “Comissão” vamos estabelecer que, se a venda for à vista e houver na coluna E a letra V (venda à vista) a comissão do vendedor é de 10%; se houver a letra P (venda a prazo) a comissão será de 5% e se não houver nada, a coluna ficará vazia (para que nada apareça na coluna, é só colocar como último argumento um espaço em branco, entre aspas (“ “)). Assim como mostra a imagem abaixo:

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7º Passo: Coluna V.Comissão – Insira a Fórmula para Calcular a Comissão do Vendedor

Na coluna “V. Comissão”, é necessário usar a função SE novamente. Com ela, estabeleceremos o seguinte critério: mostrar ZERO se na coluna “% Comissão” nada houver, e calculando se houver algum número. Assim como na imagem abaixo:

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Para calcular os totais das linhas “Vendas”, ‘Valor líquido” e “Comissões”, basta utilizar a fórmula SOMASE. Para isso, na última linha da planilha, você vai escolher a função SOMASE para cada uma dessas colunas e selecionar todas as linhas acima dela para buscar os valores.

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Se você seguiu todos os passos corretamente, a sua planilha de controle de vendas está pronta. Veja o modelo da planilha completa abaixo:

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