Conciliação de Recebíveis: o que é e como fazer 

Conciliação de Recebíveis: o que é e como fazer 

 

O volume de pagamentos com cartão de débito e crédito cresceu nos últimos anos. Com isso, as empresas precisaram adaptar não apenas sua forma de recebimento, mas também o acompanhamento, registro e conciliação dos recebíveis.
As operadoras de cartão de débito e crédito possuem um prazo de pagamento das vendas realizada pelos lojistas, que varia de acordo com a máquina de cartão e plano contratados. Esse período médio de 30 dias gera incerteza para os empreendedores, que embora tenham a certeza que irão receber, não tem previsão do valor.
Grande parte das empresas desconhecem o sistema de conciliação de recebíveis, e acabam sofrendo com a ausência de controle, o que impacta diretamente na gestão financeira e estrutural do negócio.
Há diversas formas de controlar os recebíveis. Existem métodos manuais e automatizados. Os lojistas podem utilizar planilhas de acompanhamento ou sistemas de gestão.
Com essas soluções de conciliação de recebíveis é possível identificar e confirmar os valores referentes a cada compra, organizando os registros de saída, evitando assim a perda financeira.
Muitas empresas desconhecem esse método e processo. Diversos empreendedores não compreendem como aplicá-lo no negócio. Pensando nisso, buscamos apresentar os benefícios da conciliação de recebíveis, solucionando algumas dúvidas e apresentando meios de introduzi-lo na gestão dos negócios.

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1) O que é conciliação de recebíveis?

A conciliação de recebíveis é um método que possibilita controlar todos os processos relativos ao adquirente, como taxas, prazos e parcelas, por exemplo. Por meio dela é possível verificação a situação da operação realizada por meio de cartão de crédito ou débito. Além disso, esse processo identifica, verifica e valida as transações, comprovando se a transação foi realmente paga pela operadora de cartão.
Há dois meios de realização da conciliação de recebíveis. O processo pode ser realizado de forma manual ou automatizada. O acompanhamento manual, por meio de planilhas, gera um maior custo, além de aumentar a margem de erro e possíveis divergências de informação. Com a conciliação automatizada as discrepâncias são muito menores, além disso, a automatização ajuda a controlar o cancelamento de compras e a taxas cobradas pelas adquirentes.

2) Quais são as vantagens da conciliação de recebíveis para os negócios?

A conciliação de recebíveis oferece diversos benefícios aos lojistas. As principais vantagens oferecidas por esse método, são:
Identificação de problemas: com a conciliação de recebíveis é possível visualizar os processamentos de pagamento, descobrindo possíveis falhas;
Administração corporativa: a conciliação de recebíveis possibilita a identificação de possíveis fraudes internas, mau uso das ferramentas de cobrança e erros de procedimento.
Controle financeiro: com a conciliação de recebíveis é possível acompanhar os processos relativos a cada pagamento e venda, além dos estornos, substituição de método de pagamentos, antecipação de recebíveis, entre outros.

3) Qual a diferença entre a conciliação de recebíveis manual e automatizada?

O acompanhamento da conciliação de recebíveis é extremamente importante. Se a sua empresa não possui nenhum sistema de acompanhamento dessas movimentações é preciso introduzi-los com urgência.
A conciliação manual é mais trabalhosa e demorada. Para realizar esse processo é preciso desenvolver planilhas para registro dos dados, registrando cada papelzinho de venda, o que demanda muito tempo dos seus funcionários. Além de aumentar a probabilidade de erros no preenchimento. Para obter êxito no processo manual é preciso organizar e armazenar todas as movimentações financeiras, e gerir o tempo de inserção da informação nas planilhas.
O sistema de conciliação de recebíveis automático é integrado diretamente com as operadoras, o que possibilita a análise completa, rápida e prática de todas as vendas. Preciso, rápido e eficaz, viabiliza a definição de um processo simples, facilitando o trabalho e aumentando a produtividade da equipe.

4) Com a conciliação de recebíveis é possível acompanhar as taxas por bandeira/operadora?

O não acompanhamento das taxas cobradas pelas operadoras gera diversos problemas no controle financeiro e operacional. A falta de conhecimento e controle das taxas por transação é um dos principais motivos pelos quais os lojistas buscam a conciliação de recebíveis.
Com a conciliação de recebíveis é possível identificar os valores das taxas das transações por bandeira/operadora. Facilitando a operação dos negócios, auxiliando a definição do preço final do produto e ajudando no fechamento do caixa, pois os mesmos são influenciados diretamente pelas taxas.

5) Como é possível conferir as informações contidas nos extratos dos recebíveis?

O arquivamento das filipetas é essencial para conferência dos extratos. Esses papeizinhos facilitam a verificação, possibilitando a identificação de qualquer falta, erro ou falha no registro das vendas por parte da adquirente. Além disso, somente com esses comprovantes é possível constatar e confirmar divergências de informações internas e externas.

6) Para realizar a conciliação de recebíveis é preciso controlar os extratos?

O controle dos extratos bancários é essencial para a realização da conciliação de recebíveis. Para realizar esse processo é preciso reunir os extratos da máquina de cartão de cada operadora, pois somente com eles é possível verificar se o saldo inicial e final do controle interno corresponde com o extrato bancário. O que possibilita a constatação de todos os pagamentos que foram de fato creditados na conta conforme esperado.

7) Para realizar a conciliação de recebíveis é preciso fazer algum tipo de controle financeiro?

O controle financeiro diário, semanal ou mensal é imprescindível para o andamento dos negócios. Além disso, o acompanhamento constante do fluxo de transações permite a diminuição das perdas financeiras, evitando o acúmulo de registro das transações. O que ajuda a realizar a conciliação de recebíveis com precisão, e a sanar as divergências com agilidade.

8) É preciso realizar a conciliação de recebíveis diariamente?

Os métodos de conciliação de recebíveis manual ou automático precisam ser administrados diariamente, para que não haja perda ou divergência das informações. Fácil e ágil, a plataforma automatizada permite a visualização de todas as movimentações, além de acoplar os dados das transações de cada operadora em um único ambiente, o que facilita o apontamento das vendas e identificação das divergências.

9) Como fazer o controle financeiro dos recebíveis?

Com o cruzamento das vendas realizadas é possível ter uma melhor visualização do faturamento, recebimentos, cancelamentos e antecipações. O que permite acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, possibilitando ao lojista uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa.

 

Confira também nosso artigo: “Antecipação de recebíveis: como funciona, taxas e onde fazer“.

 

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