Conciliação de cartões: passo a passo de como fazer  

13 de abril de 2018 Ricardo Cici

Com a modernidade, o uso de cartões de débito e crédito aumentou consideravelmente, tornando-se um meio de pagamento essencial para os estabelecimentos. Com o aumento da demanda surgiram diversas máquinas de cartão e métodos de controle de vendas.

Muitos estabelecimentos não conseguiram acompanhar essa expansão massiva e acabaram perdendo o controle. Mesmo com o avanço da tecnologia, diversos negócios sofrem com o controle manual de pagamentos recebidos com cartão de crédito e débito, acabando por expor a empresa a riscos de perda.
As vendas com cartão de crédito sofreram aumento desde 2015, onde o crescimento atingiu 9%, comparado ao ano anterior, segundo os dados da Associação Brasileira de Empresas de Cartões de Crédito (ABERCS0).
O controle dos lançamentos a crédito e débito é essencial para os negócios. Mas não é uma tarefa fácil. Os lojistas precisam controlar as compras à vista e parceladas, cancelamentos de compras e estornos de cartões de diversas bandeiras. Porém, muitos desconhecem a conciliação de cartões automática, e buscam fazer esse trabalho manualmente.
Com a venda de cartões de débito e crédito de diversas bandeiras, e nas mais variadas formas de pagamento, é preciso conciliar os cartões. Pensando nisso, buscamos apresentar o que é a conciliação de cartões e, o passo a passo de como implementar esse método tão simples e eficaz na organização.
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Antes de apresentar o passo a passo de como realizar a conciliação de cartões, buscamos responder 2 perguntas pertinentes: o que é conciliação de cartões e quais são os benefícios da conciliação de cartões para os negócios. Veja a seguir:

 

O que é a Conciliação de Cartões?

A conciliação de cartões é a verificação da situação da operação realizada por meio de cartão de crédito ou débito. Tendo como objetivo principal verificar e validar se a transação foi realmente paga pela operadora de cartão.
Existem dois meios de realizar a conciliação de cartões. Ela pode ser feita de forma manual ou automatizada. Por mais que seja comum o acompanhamento manual da conciliação, os custos, riscos de erros e possíveis divergências de informação são muito menores quando realizados de forma automatizada. Além disso, a automatização ajuda a controlar o chargeback (cancelamento de compras) e a taxas cobradas pelas adquirentes.

 

Quais são os benefícios da conciliação de cartões para os negócios?

A conciliação de cartões tem diversas funções para os negócios, sendo beneficiária para acompanhamento e controle de vendas. Seus principais benefícios são:

Checar se os valores repassados pelas operadoras do cartão estão corretos;
Verificar se as taxas administrativas, previamente negociadas, são as cobradas;
Conferir quantos cancelamentos de venda ocorrem por dia, e como eles ocorrem;
Apontar em quantos cancelamentos de vendas o vendedor terá direito ao ressarcimento;
Identificar o surgimento de compras invalidadas;
Controlar as antecipações de recebíveis;
Mostrar quanto o lojista tem a receber futuramente pelas vendas atuais.

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Agora que você já compreendeu a importância da conciliação de cartões e os benefícios de sua aplicação nos negócios, separamos o passo a passo de como aplicar esse método. Veja a seguir:

 

1º Passo: Introduza e utilize planilha ou sistema automático de controle

Se a sua empresa não possui nenhum sistema de acompanhamento da conciliação de cartões ou perde muito tempo com essa função é preciso modificar os métodos utilizados.
É possível realizar o controle da conciliação por meio de planilhas, porém, será preciso registrar cada papelzinho de venda, o que demanda muito tempo dos seus funcionários. Além de aumentar a probabilidade de erros no preenchimento.
Para a realização da conciliação de cartões manual é preciso ter um processo que organize e armazene todas as movimentações financeiras, gerindo o tempo de inserção da informação nas planilhas.
Mas também é possível automatizar esse processo. A conciliação de cartões automática possibilita a análise completa, rápida e prática de todas as vendas com cartão. Sendo mais ágil e eficaz do que a manual. Além disso, possibilita que a equipe tenha um ganho de produtividade essencial.

 

2º Passo: Acompanhe as taxas por bandeira/operadora

Um dos erros mais recorrentes no controle financeiro e operacional é o não acompanhamento das taxas cobradas pelas operadoras de cartão.  Muitos lojistas desconhecem ou não controlam o valor das taxas das transações por bandeira/operadora. O acompanhamento e controle das taxas cobradas é um dos passos mais importantes na conciliação de cartões. Além disso, as taxas cobradas influenciam no preço final do produto e no fechamento do caixa.

 

3° Passo: Arquive e confira as Filipetas

As filipetas são essências para conferência dos extratos. Sem elas fica mais difícil conferi-los. Qualquer falta, erro ou falha no registro das vendas por parte da adquirente só poderá ser comprovada e confirmada por meio desses comprovantes. Por isso, é extremamente importante registrar e arquivar cada um deles.

 

4° Passo: Realize o controle do extrato bancário

Para realizar uma conciliação completa é preciso controlar os extratos bancários. Além de reunir os extratos da máquina de cartão e de cada operadora, é imprescindível verificar constantemente se o saldo inicial e final do controle interno corresponde com o extrato bancário.  Com isso, é possível constatar se todos os pagamentos foram de fato creditados na conta conforme esperado.

 

5° Passo: Realize o controle financeiro uma vez por semana

Realizar o controle financeiro semanalmente é imprescindível para solucionar rapidamente possíveis divergências. Além disso, evita o acúmulo de registro das transações, e ajuda a sanar as divergências com agilidade. O acompanhamento constante do fluxo de transações permite a diminuição das perdas financeiras.

 

6° Passo: Faça a finalização diária

A conciliação de cartões automática possibilita a realização de uma conciliação diária fácil e ágil. A plataforma permite a visualização de todas as movimentações, acoplando os dados das transações de cada operadora em um único ambiente, facilitando o apontamento das divergências.

 

7° Passo: Realize o controle financeiro dos recebíveis

Para ter uma melhor visualização do faturamento, recebimentos, cancelamentos e antecipações é preciso realizar o cruzamento das vendas realizadas. Esse método permite acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, possibilitando ao lojista uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa.

 

8° Passo: Centralize as informações

Com o sistema de conciliação de cartões é possível consolidar dados, reunindo informações de vendas realizadas, precisão de recebimento e recebimentos, ocorridos de diferentes operadoras de cartão e de diversos períodos, em um mesmo lugar. Permitindo assim,  que o lojista tenha uma visualização sistêmica de toda a rotina financeira do negócio em um único lugar.

 

Agora basta aplicar o passo a passo na sua empresa!