Conciliação de cartões: passo a passo de como fazer  

Conciliação de cartões: passo a passo de como fazer  

Com a modernidade, o uso de cartões de débito e crédito aumentou consideravelmente, tornando-se um meio de pagamento essencial para os estabelecimentos.

E acredite, se você ainda não aderiu a essa forma de pagamento, é melhor rever suas ações!

Isso porque nós garantimos que o seu concorrente certamente já está oferecendo essa opção para os clientes.

São inúmeras pessoas que buscam praticidade quando o assunto é consumo.

Hoje em dia, muitas vezes sequer precisamos sair de casa para comprarmos o produto que desejamos.

Por isso, cada vez mais os métodos eletrônicos de pagamento fazem parte de nossa rotina. E com essa mudança, surge uma grande demanda da parte dos consumidores que, muitas vezes, só podem pagar com cartão.

Com o aumento dessa demanda, surgiram diversas máquinas de cartão e métodos de controle de vendas.

Muitos estabelecimentos não conseguiram acompanhar essa expansão massiva e acabaram perdendo o controle.

Mesmo com o avanço da tecnologia, diversos negócios sofrem com o controle manual de pagamentos recebidos com cartão de crédito e débito, acabando por expor a empresa a riscos de perda.

As vendas com cartão de crédito sofreram aumento desde 2015, no qual o crescimento atingiu 9% comparado ao ano anterior, segundo os dados da Associação Brasileira de Empresas de Cartões de Crédito (ABECS).

O controle dos lançamentos a crédito e débito é essencial para os negócios, disso nós já sabemos.

Mas… não é uma tarefa fácil.

Os lojistas precisam controlar as compras à vista e parceladas, cancelamentos de compras e estornos de cartões de diversas bandeiras…

Porém, muitos desconhecem a conciliação de cartões automática, e buscam fazer esse trabalho manualmente.

Estamos aqui para te dizer que: não precisa mais sofrer, não precisa mais chorar!

Você pode automatizar todo esse processo e tornar sua vida muito mais prática.

Com a venda de cartões de débito e crédito de diversas bandeiras, e nas mais variadas formas de pagamento, é PRECISO conciliar os cartões.

Pensando nisso, buscamos apresentar o que é a conciliação de cartões e o passo a passo de como implementar esse método tão simples e eficaz na organização.

Antes de apresentar o passo a passo de como realizar a conciliação de cartões, respondemos 2 perguntas muito pertinentes: o que é conciliação de cartões e quais são os benefícios da conciliação de cartões para os negócios?

Vamos lá? #ConfereAi!

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Neste post, você vai ver…

O que é a Conciliação de Cartões?

A conciliação de cartões é a verificação da situação da operação realizada por meio de cartão de crédito ou débito.

Tendo como objetivo principal verificar e validar se a transação foi realmente paga pela operadora de cartão, a conciliação transforma essa tarefa em algo muito prático e frutífero para sua empresa.

Existem dois meios de realizar a conciliação de cartões.

Ela pode ser feita de forma manual ou automatizada.

Por mais que seja comum o acompanhamento manual da conciliação, os custos, riscos de erros e possíveis divergências de informação são muito menores quando realizados de forma automatizada.

Por isso, na hora de optar por qual dessas formas você vai utilizar para fazer a conciliação dos seus cartões, pense o seguinte:

Mesmo não sendo gratuita, a conciliação automática é um investimento em seu negócio!

Por que? Simples!

A partir do momento que você concilia automaticamente seus cartões, a segurança em relação a todas as operações realizadas em sua empresa é muito maior!

E isso resulta em um controle sólido do seu negócio, permitindo uma visão maior de parcelamentos, chargebacks, taxas aplicadas pelas operadoras e muito mais.

A partir disso, você pode ter uma visão muito mais concreta da situação atual de seu empreendimento e, ainda por cima, pode prever como estará dentro de alguns meses, se a conciliação se unir à outras práticas de gestão financeira.

 

Quais são os benefícios da conciliação de cartões para os negócios?

A conciliação de cartões tem diversas funções para os negócios, sendo beneficiária para acompanhamento e controle de vendas.

Seus principais benefícios são:

Checar se os valores repassados pelas operadoras do cartão estão corretos;

Verificar se as taxas administrativas, previamente negociadas, estão sendo cobradas corretamente;

Conferir quantos cancelamentos de venda ocorrem por dia, e como eles ocorrem;

Apontar em quantos cancelamentos de vendas o vendedor terá direito ao ressarcimento;

Identificar o surgimento de compras invalidadas;

Controlar as antecipações de recebíveis;

Mostrar quanto o lojista tem a receber futuramente pelas vendas atuais.

Agora que você já compreendeu a importância da conciliação de cartões e os benefícios de sua aplicação nos negócios, separamos o passo a passo de como aplicar esse método.

Vamos lá? 😀

 

1º Passo: Introduza e utilize planilha ou sistema automático de controle

Se a sua empresa não possui nenhum sistema de acompanhamento da conciliação de cartões ou perde muito tempo com essa função é preciso modificar os métodos utilizados.

É possível realizar o controle da conciliação por meio de planilhas, porém, será preciso registrar cada papelzinho de venda, o que demanda muito tempo dos seus funcionários.

A conciliação manual também abre margem para erros no preenchimento, o que acaba resultando em uma visão irreal do andamento da saúde financeira da sua empresa.

Para a realização da conciliação de cartões manual é preciso ter um processo que organize e armazene todas as movimentações financeiras, gerindo o tempo de inserção da informação nas planilhas.

Mas… Você já ouviu falar naquela máxima: “Tempo é dinheiro”?

Pois é.

Por isso, lembramos que também é possível automatizar esse processo.

E… Consequentemente… Ganhar mais tempo!

A conciliação de cartões automática possibilita a análise completa, rápida e prática de todas as vendas com cartão.

A diferença é que ela é muito mais ágil e eficaz do que a forma manual.

Com isso, a conciliação automática de cartões permite que a equipe tenha um ganho de produtividade essencial para a melhoria de todos os setores do seu negócio.

A vida da pessoa sem conciliação automática. Que dó!

2º Passo: Acompanhe as taxas por bandeira/operadora

Um dos erros mais recorrentes no controle financeiro e operacional é o não acompanhamento das taxas cobradas pelas operadoras de cartão.

Muitos lojistas desconhecem ou não controlam o valor das taxas das transações por bandeira/operadora.

O acompanhamento e controle das taxas cobradas é um dos passos mais importantes na conciliação de cartões.

Através da conciliação automática, é possível perceber quando as taxas cobradas não condizem com o que foi acordado, de forma simples e prática.

Isso resulta em um controle muito maior dos gastos da empresa, evitando prejuízos que muitas vezes os empreendedores sequer sabem que existem.

Além disso, as taxas cobradas influenciam no preço final do produto e no fechamento do caixa.

 

3° Passo: Arquive e confira as Filipetas

As filipetas são essenciais para conferência dos extratos.

Sem elas fica mais difícil conferi-los.

Qualquer falta, erro ou falha no registro das vendas por parte da adquirente só poderá ser comprovada e confirmada por meio desses comprovantes.

Por isso, é extremamente importante registrar e arquivar cada um deles.

Isso faz parte de um processo de organização que precisa ser aplicado em todos os setores do seu negócio. 😊

 

4° Passo: Realize o controle do extrato bancário

Para realizar uma conciliação completa é preciso controlar os extratos bancários.

Além de reunir os extratos da máquina de cartão e de cada operadora, é imprescindível verificar constantemente se o saldo inicial e final do controle interno corresponde com o extrato bancário.

Com isso, é possível constatar se todos os pagamentos foram de fato creditados na conta conforme esperado.

Lembramos que a conciliação bancária automática também é realizada por softwares de conciliação, o que torna essa tarefa muito mais prática e sólida!

 

5° Passo: Realize o controle financeiro uma vez por semana

Realizar o controle financeiro semanalmente é imprescindível para solucionar rapidamente possíveis divergências.

Além disso, evita o acúmulo de registro das transações, e ajuda a sanar as divergências com agilidade.

O acompanhamento constante do fluxo de transações permite a diminuição das perdas financeiras!

Imagine ter que fazer esse controle apenas uma vez por mês. São muitas informações para conferir e, muitas vezes, em meio à desorganização, os gestores acabam se perdendo no processo de controle.

Realizar essas atividades semanalmente também ajudam a termos ideia de projeções que podem ser estruturadas a curto prazo, melhorando o fluxo de investimento em seu empreendimento!

 

6° Passo: Faça a finalização diária

A conciliação de cartões automática possibilita a realização de uma conciliação diária fácil e ágil.

O método manual sempre toma mais tempo e acaba sendo desgastante, fazendo com que muitos lojistas optem por não fazer o trabalho diariamente.

Isso resulta em um acompanhamento menos cuidadoso em relação a todas as operações realizadas na loja.

As plataformas de conciliação permitem a visualização de todas as movimentações, reunindo os dados das transações de cada operadora em um único ambiente, facilitando o apontamento das divergências.

Obrigada, tecnologia!

 

7° Passo: Realize o controle financeiro dos recebíveis

Para ter uma melhor visualização do faturamento, recebimentos, cancelamentos e antecipações é preciso realizar o cruzamento das vendas realizadas.

Esse método permite acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, possibilitando ao lojista uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa.

Alguns gestores sentem a necessidade, inclusive, de antecipar recebíveis.

Isso acontece quando é percebida alguma necessidade de investimento ou quitação de contas a pagar, por exemplo.

Os softwares de conciliação bancária e de cartões também ajudam nesse processo: é possível ver, de forma clara e eficiente, as parcelas que você tem a receber em cada mês.

Com isso, a projeção do futuro de seu negócio fica muito mais palpável e você pode se planejar para os meses seguintes, sem muitas surpresas. 😊

 

8° Passo: Centralize as informações

Com o sistema de conciliação de cartões é possível consolidar dados, reunindo informações de vendas realizadas, precisão de recebimento e recebimentos, ocorridos de diferentes operadoras de cartão e de diversos períodos, em um mesmo lugar.

Assim, o lojista pode ter uma visualização sistêmica de toda a rotina financeira do negócio em um único lugar.

Fácil né? Não é magia, nem feitiçaria: é tecnologia!

 

Vamos conciliar?

Para todos os empreendedores, nós fazemos o chamado: e então, vamos conciliar?

Depois dessa leitura, ficou mais do que claro por que é importante fazer a conciliação dos cartões de sua empresa, correto?

É importante encarar a adesão de sistemas automáticos de conciliação como um investimento para o seu negócio.

E isso não é uma pegadinha que você vai criar para você mesmo. É apenas a mais pura REALIDADE.

Pois, em tempos em que o número de máquinas de cartões, operadoras e bandeiras só crescem, só existem três possíveis saídas: desistir de ter controle financeiro de seu negócio (o resto dessa história vocês já devem saber qual é), conciliar manualmente ou conciliar automaticamente.

Se você leu até aqui, sabemos que a primeira opção não é válida para você, o que é ÓTIMO!

Afinal, ela não deve ser válida para ninguém.

Já a segunda opção pode até ser o modo como você concilia atualmente, mas ainda assim… Não é o ideal né? A gente te entende!

A terceira, ou seja, conciliar automaticamente os cartões, é certamente aquela que vai te fazer ganhar mais tempo, agilidade, eficácia, segurança, controle e firmeza em relação ao seu negócio. 😊

Se quiser saber ainda mais sobre conciliação, entra em contato com a gente! Ficaremos felizes em tirar todas as suas dúvidas.

Quer entender como a Confere funciona? Solicite uma demonstração! 😊

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