9 erros que você não pode cometer na Conciliação de Cartões

9 erros que você não pode cometer na Conciliação de Cartões

Você já deve ter percebido o quanto a conciliação de cartões é fundamental para a gestão financeira de uma empresa, não é mesmo?

Afinal de contas, graças ao crescimento da demanda dos consumidores por diferentes formas de pagamento, verificar o andamento de todas as compras feitas via débito e crédito se tornou indispensável quando queremos traçar um quadro real das finanças de qualquer empreendimento.

Porém, dependendo da forma como você escolhe fazer esse acompanhamento, o brinde pode ser uma dorzinha de cabeça e algumas boas horas dedicadas ao processo.

Só para se ter uma ideia, segundo pesquisa da Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartão de Crédito e Serviços) divulgada no jornal O Globo  feita em conjunto com o Datafolha, cerca de 95% dos brasileiros usa cartões de crédito todo mês e quase 50% deles faz este uso semanalmente.

Apesar disso, diversos empreendedores ainda encontram dificuldades para realizar uma conciliação de cartões precisa em seu estabelecimento.

Muitas vezes, mesmo contando com uma grande equipe para a gestão financeira, as falhas na conciliação ainda persistem e este fator pode acabar gerando custos indesejáveis para uma empresa.

Pensando nisso, no artigo de hoje separamos 9 erros que devem ser evitados na conciliação de cartões!

Siga esta publicação e veja também algumas dicas para reduzir custos e otimizar os processos no gerenciamento das finanças de seu negócio!

#ConfereAi 🙂

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Neste post, vamos ver…

 

1. Descuidar da gestão financeira

O primeiro erro que não poderia deixar de ser comentado envolve uma má organização da gestão financeira como um todo.

O empreendedor que deixa de acompanhar o andamento de suas finanças, não efetuando processos básicos como a estruturação de um fluxo de caixa ou mesmo a implementação de uma conciliação bancária completa, dificilmente terá cuidado em relação a conciliação de seus meios de pagamento.

Vale lembrar que a organização financeira é uma das principais etapas a serem consideradas na administração de qualquer negócio.

A falta de uma gestão profissional é uma verdadeira ameaça para a continuidade de uma empresa, sobretudo quando falamos de PMEs.

Felizmente, as maneiras de realizar essa gestão estão cada vez melhores!

A boa notícia é que hoje já é possível contar com sistemas que não só facilitam os processos de gerenciamento financeiro, mas também reduzem os custos envolvidos nesta área.

Esses sistemas são capazes de automatizar operações, eliminar o retrabalho em uma série de etapas e permitir que sua equipe se concentre no core business de seu negócio.

Obrigado, tecnologia!

2. Deixar de cadastrar os tipos de recebimento

O cadastro dos tipos de recebimento consiste em listar quais as opções de pagamento você irá disponibilizar em seu negócio e através de qual cartão a operação será realizada.

Apesar de ser uma etapa aparentemente simples, este plano será crucial para coordenar as entradas de seu negócio.

Ele serve também para otimizar o acompanhamento das taxas de administração de cada cartão e das projeções dos seus recebíveis.

Por isso mesmo, ele jamais pode ser esquecido pelo empreendedor.

Vale lembrar que o cadastro dos tipos de recebimento é uma etapa pré-venda, posterior a definição do contrato de recebimento e que hoje há toda uma gama de opções contratuais disponíveis no mercado (Getnet, Bin, bancos tradicionais, etc.).

 

3. Não monitorar as taxas dos cartões

Falando em taxas, outro erro comum na conciliação de cartões é o ato de deixar de acompanhar as taxas de administração dos cartões que você oferece em seu estabelecimento como opções de pagamento.

Não custa reforçar que, para cada transação efetuada via cartão (seja ele de débito ou de crédito, parcelado ou à vista), há uma taxa que incide sobre o valor transacionado e este custo varia de acordo com a bandeira do cartão.

Neste sentido, é importante realizar um monitoramento constante e preciso das taxas e variações das bandeiras dos cartões.

Lembrete: com a Confere Cartões, este monitoramento é realizado 24 horas e de modo completamente automatizado!

Assim, você saberá exatamente se houve alguma divergência em alguma transação que você realizou.

 

4. Não adotar políticas para combater fraudes e chargebacks em sua conciliação de cartões

Como já explicamos por aqui, o chargeback é uma das principais dores de cabeça que um empreendedor pode enfrentar em se tratando de operações de pagamento, caso ele não conte com estratégias inteligentes para minimizar estas ocorrências.

Apenas para lembrar, chargeback se refere a toda contestação de uma compra realizada diretamente com a administradora do cartão.

Nestes casos, visando proteger os consumidores de questões como a clonagem ou o furto de cartões, as administradoras asseguram o estorno de valores em caso de contestação.

Mas, se o chargeback é uma ferramenta de segurança, por que você precisa temê-lo?

Sobretudo pela ocorrência de fraudes.

Infelizmente, muitos usuários se aproveitam da facilidade inerente ao processo para solicitar o estorno de valores em compras que, de fato, foram realizadas.

A boa notícia é que este tipo de ocorrência vem diminuindo nos últimos anos, conforme apontou pesquisa americana centrada no e-commerce.

Para tanto, três passos essenciais são interessante de serem avaliados:

a. Utilize uma ferramenta para automatizar sua gestão financeira

Através das tecnologias de conciliação de vendas, bancária e de gestão financeira, é possível reduzir bastante o número de chargebacks.
Estes softwares integram todas as maquininhas de cartão utilizadas pelo empreendedor, mesmo que de diversas adquirentes.
Dessa forma, é possível ter uma visão mais sólida de todas as movimentações de pagamento.
Assim, você evita gastar o tempo que perderia indo no portal de cada adquirente para acompanhar todas as suas vendas.
Essa solução reduz bastante o risco de sofrer com falhas operacionais, resultando em uma melhoria da saúde financeira do seu negócio.

 

b. Implante um sistema antifraude

Existem algumas formas de identificar previamente uma possível fraude:
– Quantidade grande de aquisições separadas em um cartão de crédito em pouco tempo – principalmente com itens de valor alto
– Comportamentos de compra suspeitos
Para evitar certas surpresas, existem ferramentas antifraudes que podem identificar certas movimentações suspeitas.
Através de uma análise do perfil de compra do consumidor, essas ferramentas traçam um estudo de risco da movimentação.
O software emite notificações a partir do momento em que identifica acontecimentos fora do normal.

 

c. Analise opções de entrega via Correios

Existem duas opções de entregas via Correios. Uma delas é o Aviso de Recebimento (AR), que serve para indicar quando o cliente recebeu a mercadoria.
A outra é “Mão própria”, que recolhe a assinatura do cliente no ato da entrega.
Provavelmente você já teve que assinar alguns documentos ao receber seus pedidos em casa, não é?
É justamente para isso que essa assinatura serve!
Ela comprova a finalização da entrega, evitando a possibilidade de chargeback.
É importante lembrar que existe um custo para contratar esses serviços e, por isso, muitas vezes só é válido utilizá-lo na entrega de itens mais caros.

 

5. Se esquecer da conferência de dados

Guarde todas as informações sobre sua base de clientes e operações realizadas, para poder acompanhar se há alguma anormalidade ou repetição de contestações advindas de um mesmo consumidor.

O fluxo de recebimento dos cartões acontece em 3 etapas e é fundamental que os dados sejam os mesmos em todas elas.

Para fazer o controle dos cartões é necessário que você tenha o controle de 3 (três) fatores do seu financeiro:

  • As vendas registradas pelas operadoras dos cartões
  • As vendas registradas no seu sistema de caixa de loja
  • As entradas no seu extrato bancário

Para uma conciliação eficaz é necessário que:

  • As vendas registradas no seu sistema de vendas sejam iguais àquelas processadas com a operadora.
  • Todas as vendas registradas pelas operadoras estão com os pagamentos agendados.
  • Todos os pagamentos agendados entraram no banco.

Dessa forma, você garante um acompanhamento eficaz e consegue saber caso tenha ocorrido qualquer divergência.

 

6. Não realizar uma análise diária ou semanal de suas entradas

Quando falamos de conciliação de cartões, temos que ter em mente a ideia de que não bastam controles esporádicos.

O ideal é que a análise das entradas via cartões de débito e crédito seja realizada diariamente ou semanalmente, dependendo do volume.

Sendo assim, é preciso que cada venda seja comparada com os extratos das operadoras.

Embora isso leve tempo, a boa gestão é um dos pilares essenciais para a construção de uma empresa de sucesso.

Além de melhorar o controle financeiro do seu negócio, esta etapa servirá para que você observe de modo mais detalhado se o impacto da oferta de diferentes meios de pagamento tem sido satisfatório para o seu crescimento.

 

7. Falhar nos registros de recebimentos de cartões

Diretamente relacionada com a etapa anterior, o acompanhamento dos recebimentos provenientes de cartões exige atenção para alguns pontos:

  • Data em que a venda foi realizada;
  • NSU
  • Valores transacionados;
  • Bandeira do cartão;
  • Operação realizada (débito, crédito, crédito parcelado);
  • Taxa de administração do cartão;
  • Valor líquido recebido.

Caso a operação realizada tenha sido de parcelamento, inclua também:

  • Número de parcelas (caso você disponibilize a opção de parcelamento);
  • Valor parcelado a ser recebido;
  • Data para o pagamento da primeira parcela.

Dessa forma, caso haja alguma divergência, você pode saber exatamente onde ela ocorreu e onde isso pode impactar no seu planejamento.

Por exemplo, caso tenha ocorrido um erro no tipo da transação: vamos supor que a transação foi registrada como débito, porém era um crédito.

É necessário ajustar o controle financeiro, já que aquela entrada só ocorrerá dali a 30 dias.

Para realizar esse controle, é possível utilizar uma agenda física, desenvolver uma planilha com todos estes dados ou utilizar um sistema automático.

Dependendo da opção a tarefa poderá se tornar mais complexa, demorada e acarretar em erros durante o processo.

É importante lembrar que esse é um dos pontos a serem estudados para o crescimento da sua empresa.

Por isso, o ideal é que você consiga ter tempo para lidar com todos os processos do seu negócio, para entende-lo por completo em todas as suas fases.

Levando isso em consideração, sempre encorajamos a adoção de um sistema automático para cuidar de suas finanças.

Assim, sobra mais tempo para você se dedicar a outros pontos que também podem estar precisando de sua atenção para que seu empreendimento continue evoluindo!

 

8. Não analisar detalhadamente cada operadora de cartão

O penúltimo passo, mas não menos importante, de nossa lista, consiste em avaliar cada operadora de cartão detalhadamente.

Analise questões como taxas e sua frequência de mudança, assim como o impacto monetário da oferta daquela opção de pagamento para a sua receita e observando, separadamente, extratos de cada operadora/bandeira.

É importante que você faça o controle de todas as suas máquinas e de todas as suas bandeiras e realizar análise comparativa entre elas:

Está valendo a pena manter os custos dessa máquina/bandeira de acordo com o volume que eu transaciono?

Busque acompanhar todas as taxas cobradas pelas operadoras como aluguel da máquina, taxa de corte e depósito, ajustes, para fazer uma análise entre receita x despesa.

 

9. Deixar de informatizar a conciliação de cartões em seu negócio

Falamos bastante de questões relacionadas a informatização neste texto, não é mesmo?

Para concluir, a dica que lançamos é: por que não automatizar toda a rotina de conciliação de cartões em seu negócio?

Em se tratando das operações de gestão financeira, contar com uma equipe específica para dar conta deste setor pode lhe manter preso a processos manuais passíveis de retrabalho, gerando assim, custos excessivos para o seu negócio.

Existem no mercado ferramentas capazes de realizar a conciliação de cartões em seu estabelecimento de um modo simples, automático, rápido e muito mais barato do que a contratação de um funcionário dedicado a isso.

Por meio de uma solução integrada com todas as operadoras e bandeiras em uma única plataforma, você poderá comparar suas vendas com o extrato das operadoras, analisar previsões de pagamento e ver o que foi efetivamente recebido já descontando taxas e descontos, além de realizar um monitoramento completo de todos os riscos e possibilidades de fraude.

Os benefícios para o seu negócio são muitos e incluem:

  • Monitoramento de taxas 24 horas;
  • Economia de tempo;
  • Maior segurança em transações;
  • Maior controle da previsibilidade de recebimentos;
  • Facilidade para trabalhar, eliminação de erros e retrabalho.
  • Manter processos manuais, onerosos e pouco eficientes na conciliação de cartões é coisa do passado. Tome a frente no processo de transformação digital do seu negócio e aumente suas chances de sucesso em um mercado cada vez mais competitivo!

Esses caras… Não sejam esses caras!

E então, ficou claro quais são os erros que você precisa evitar para ter sucesso na sua vida empresarial?

Lembre-se que é importantíssimo se manter próximo de todos os âmbitos de sua empresa!

A conciliação de cartões automática vai te ajudar (e muito) a ganhar tempo para se dedicar a outras áreas que também necessitam de seu olhar criterioso.

Por isso, pense sempre em formas de facilitar tarefas que você, inevitavelmente, terá de fazer. 🙂

Para qualquer dúvida ou sugestão, não hesite em entrar em contato conosco!

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