Como fazer uma planilha de vendas passo a passo

Financeiro, estoque, comercial, faturamento, as vendas impactam diretamente em diversos setores. Por isso, ter um bom acompanhamento das entradas e saídas da empresa é primordial para o bom funcionamento do negócio. A falha no acompanhamento das vendas pode levar a falta de mercadoria em estoque, prejudicando a logística, comprometendo a entrega da mercadoria para o cliente. Além disso, pode gerar atraso no pagamento dos fornecedores, por problemas financeiros, e ausência de capital de giro.

Não apenas vendas realizadas em dinheiro, o acompanhamento das vendas com cartão de crédito e débito é primordial. Muitas empresas perdem o controle das vendas com cartões, pois não realizam conciliação bancária. Com isso, não apuram as inconsistências, fraudes e contradições de valores existentes, perdendo o domínio sobre as transações realizadas no mês.

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Uma excelente solução para os problemas com acompanhamento de vendas é o investimento em ferramentas que ajudem na gestão e controle de dados. Para isso, o desenvolvimento de uma boa planilha de venda pode ser uma solução de baixo custo e alta efetividade.

Para elaborar uma planilha de vendas é preciso saber exatamente o que vai controlar. É possível utilizar um formato básico, padrão, e adaptá-lo conforme as necessidades identificadas durante o processo. É importante inserir informações básicas, as quais sejam mais relevantes para o seu negócio, sempre comparando o planejado com o realizado. Vendas a prazo, cobrança de juros, divisão de parcelas, comissão de vendedores, são alguns dados importantes a serem inseridos.

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Para auxiliá-los no processo, vamos mostrar como montar uma planilha simples e eficaz, contendo o cálculo de comissão diferenciada para vendas à vista ou a prazo, e o resumo de vendas mensal.

1º Passo: Criar o Cabeçalho

O cabeçalho é importantíssimo para a estruturação da planilha. É nesse momento que definimos quais informações serão inseridas na planilha. É aqui que vamos inserir em cada coluna os títulos devidos. As informações básicas que precisam conter na planilha são: título, data, número do documento (nota), histórico (mercadoria vendida), valor (total), condição de pagamento (V para pagamentos à vista e P para pagamentos a prazo), desconto, valor líquido, nome do vendedor, percentual de comissão e valor da comissão.

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2º Passo: Formatar Colunas

Esse passo é muito simples. Você precisa formatar cada uma das colunas com o formato necessário, desse modo, não será preciso repetir o processo na hora de inserir os dados. Basta formatar a coluna “Data” no formato que desejar (completa ou abreviada), a coluna “Nota” como número, as colunas “Valor Líquido e Valor da Comissão” como moeda e as colunas “Desconto e Comissão %” como Percentual. O processo é bem fácil e simples: clique no nome da coluna com o botão direito e escolha Formatar > Número. Assim como na imagem abaixo:

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3º Passo: Formatar as Colunas com Cores

O Excel oferece uma variedade de cores, você pode escolher as que achar melhor. É necessário colorir as colunas, pois isso facilita a inserção de dados, agindo como uma espécie de alerta automático para quem estiver trabalhando com ela, evitando assim, os erros de digitação. Além disso, como as colunas formatadas de forma diferente, facilita ainda mais a identificação de eventuais erros.

É importante deixar a última linha da planilha para os cálculos de vendas e comissões, isso facilitará a conferência. Para uma melhor visualização, faça a mesclagem centralizada da primeira linha em todas as colunas da planilha e da linha “Totais” nas três primeiras, que não utilizam valores para soma.

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4º Passo: Criar e Inserir a Fórmula SOMASE

Os 3 primeiros passos foram bem simples e práticos, não é mesmo? Mas agora vamos às primeiras fórmulas!

É preciso estabelecer o total de vendas, total de valor líquido e o total de comissões. Para isso, na última linha da planilha, você vai escolher a função SOMASE para cada uma dessas colunas e selecionar todas as linhas acima dela para buscar os valores. Para entender melhor o procedimento, veja na imagem abaixo como fica a fórmula, tracejado em azul, e as células contidas na fórmula SOMASE.

Para facilitar o entendimento, veja esse exemplo: vamos supor que a empresa oferece sempre um desconto de 5% nas vendas à vista, e nenhum desconto quando a venda é a prazo. Com o SOMASE é possível criar uma fórmula que faça, automaticamente, esse cálculo, com a simples identificação da condição de venda.

Para isso, vamos usar a função SE estabelecendo a condição de que, se a venda for à vista, o desconto será de 5% e, se a venda for a prazo, nenhum desconto, ou Zero. Veja na imagem abaixo. Basta fazer a fórmula na primeira célula da coluna “Desconto”, e copiar para todas as outras da mesma coluna.

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5º Passo: Criar Fórmula para Procurar o Valor Líquido se Houver Desconto

Para procurar o valor líquido, se houver desconto, é bem simples. Na coluna “Líquido”, escreva a fórmula que aparece na figura abaixo. Essa fórmula é prática e rápida: basta pegar o valor da venda (D3) e deduzir o valor do desconto (D3*F3). Utilizando sempre as regras matemáticas, pois o Excel respeita essas regras.

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6º Passo: Criar Fórmula para Calcular a Comissão

Vamos utilizar novamente a função SE, agora com uma fórmula um pouco mais complicada para que você possa ver que o Excel possibilita várias maneiras de se criar fórmulas. Na coluna “%Comissão” vamos estabelecer que, se a venda for à vista e houver na coluna E a letra V (venda à vista) a comissão do vendedor é de 10%; se houver a letra P (venda a prazo) a comissão será de 5% e se não houver nada, a coluna ficará vazia (para que nada apareça na coluna, é só colocar como último argumento um espaço em branco, entre aspas (“  “)). Dica: fique atento aos parênteses: é preciso colocá-los sempre que houver novo argumento e fechar com o mesmo número de parênteses abertos na fórmula.

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Para ver a função SE estendida, basta utilizar mais de um argumento. Veja na imagem abaixo:

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7º Passo: Insira a Fórmula para Calcular a Comissão do Vendedor

Essa é a última fórmula da planilha. Você percebeu que como deixamos a coluna “V.Comissão” em branco? O Excel não é capaz de reconhecer e retorna um erro de valor (#VALOR!). Se deixarmos a fórmula como multiplicação do Líquido vezes a “% Comissão” e nesta coluna nada houver, o Excel não reconhece. Por isso, é necessário usar a função SE novamente. Com ela, estabelecemos o critério de mostrar ZERO se na coluna “% Comissão” nada houver, e calculando se houver algum número:

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Se você seguiu todos os passos corretamente, a sua planilha de controle de vendas está pronta! Agora, você só precisa fazer os lançamentos. É importante lembrar: você não precisa preencher todas as colunas, basta fazer os lançamentos de “Data”, “Nota”, “Histórico”, “Valor”, “V/P” e o “Nome do Vendedor”. O resto o Excel faz para você, inclusive o total da planilha.

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Gostou deste artigo? Leia também: Planilha de conciliação bancária: como fazer (passo a passo).

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