Boas Práticas para o Processo de Reconciliação Contábil

Conciliação Contábil é um controle subvalorizado mas fundamental para ajudar a garantir a integridade financeira de uma empresa. Pontos fracos e ineficiências no processo de reconciliação muitas vezes levam a erros no balanço patrimonial e imprecisões no fechamento do exercício.

Desde a promulgação da Lei Sarbanes Oxley (SOX), em 2002, e outras leis e regulamentos que foram promulgados, garantir a precisão das reconciliações entre contas tornou-se cada vez mais importante. No passado, se um auditor externo detectasse um erro durante a revisão das demonstrações financeiras de uma empresa, este erro poderia ser corrigido pela empresa com um ajuste manual. Na maioria dos casos, o controller não teria que emitir uma correção, nem o auditor era obrigado a relatar o erro.

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Com o advento da SOX, a chamada para o cumprimento subiu para outro nível. Se o auditor encontra um erro, a empresa pode ser obrigada a divulgar uma falha nos seus controles. E, se o auditor encontra uma distorção ao rever o relatório trimestral ou anual e relata que a empresa não consegue provar ter encontrado por si mesma, então o erro é determinado a ser uma distorção física que pode exigir a divulgação.

Um ciclo de fechamento financeiro eficiente, preciso e curto (começando com o processo de reconciliação contábil), pode dar base para avaliação do desempenho dos negócios, apoio em decisões organizacionais e satisfaz exigências de relatórios externos. A Automação do processo de reconciliação contábil é um passo fundamental no caminho para alcançar a “integridade do balanço” – e, finalmente, um rápido e eficiente encerramento de período financeiro. No entanto, o software por si só não garante que reconciliações entre contas são precisas.

Seguindo esta lista de melhores práticas, vai auxiliar no seu caminho para reconciliações contábeis e um fechamento livre de erros:

Reconciliações contábeis devem ser completas – nenhuma conta contábil deve ser deixado para trás!

• Assegurar que todas as contas devidas estão sendo conciliadas, incluindo novas contas.
• Certifique-se de que existe uma política de reconciliação única para toda organização e que é respeitado em toda a empresa.
• Certifique-se de que cada conciliação possui um título, descrição da conta, e procedimentos e / ou instruções sobre como finalizar a reconciliação (contatos aplicáveis, relatórios a executar ou obter, etc.).
• Documentação apoiando o saldo da conta deve ser incluída com a reconciliação.

Reconciliações de contas devem ser precisas.

• A preparação e revisão individuais da conta deve ter uma compreensão básica da utilidade da conta e o que deve ser utilizado para apoiar o balanço. Por exemplo, contas de caixa, na maioria das vezes, precisam do razão geral e um extrato bancário, para realizar a reconciliação.
• Certifique-se de que os corretos e mais atualizados balanços que estão sendo conciliados.
• Certifique-se de que a conciliação realmente suporta o balanço e não é apenas uma repetição do razão geral.
• Preste atenção para contas que tenham saldos incomuns (tais como uma provisão com um saldo devedor ou a conta a receber com um saldo a crédito).

Reconciliações contábeis devem ser concluídas e analisadas em tempo hábil.

• Criar datas de vencimento para as conciliações.
• Ter um mecanismo para acompanhar o status de cada conciliação.
• Fazer as conciliações de contas de alto risco mais cedo no ciclo de fechamento para identificar potenciais problemas.
• Reveja as diferenças não identificadas e faça os ajustes necessários, enquanto o período contábil ainda está aberto.

Reconciliações contábeis devem seguir os princípios contábeis adequados.

• Reconciliações contábeis devem seguir os seus princípios contábeis locais.
• Assegurar que as conciliações sigam os princípios, tais como o custo histórico, batimentos e divulgação completa.
• Assegurar que as conciliações são objetivas, que identificam diferenças não identificadas, que são consistentes, e que as transações por trás do balanço da contabilidade seguiu a convenção do conservadorismo.
• Conciliações devem seguir as políticas da empresa.

O processo de conciliação contábil deve ser constantemente revisto e melhorado.

• Rever a política de conciliação contábil para garantir que ela reflete com precisão a posição da empresa.
• Rever o processo inteiro rotineiramente para identificar melhorias que ajudem no caminho da qualidade e ganho de tempo.
• Reveja os procedimentos e / ou instruções de conciliação para garantir que eles respondam: O que? Quando? Quem? Por quê? Quanto?
• Use modelos padrão para os vários tipos de conciliações para consistência e facilidade na revisão para garantir exatidão e integridade.

Boas ferramentas e processos fornecem um framework para garantir qualidade, precisão, e completude. Elas fornecem um meio para controlar as atribuições, datas de vencimento e conclusão do trabalho. Um processo de conciliação contábil automatizado irá focar as pessoas certas nas atividades certas e permitir um gerenciamento de informações em tempo real em torno do processo de fechamento contábil.

Texto original: http://goo.gl/cBcIkG

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