8 erros mais comuns no Fluxo de Caixa

21 de setembro de 2017 Ricardo Cici

Antes de começar este artigo é importante deixarmos claro uma questão: nenhum negócio é capaz de sobreviver sem um bom gerenciamento do Fluxo de Caixa. Parece uma coisa óbvia, mas a verdade é que muitas empresas ainda pecam na gestão das finanças, fator que só contribui para a mortalidade de empresas no país. E o curioso é que muitas vezes as falhas se encontram nas coisas mais essenciais, como na ausência de um bom fluxo de caixa, por exemplo.

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Pensando nisso, resolvemos separar hoje tudo aquilo que você evitar fazer para que o Fluxo de Caixa de seu negócio seja, de fato, um instrumento eficaz para a gestão financeira da empresa. Afinal de contas, ao identificar os erros mais comuns no fluxo de caixa, você terá maior capacidade de evitá-los.

Os elementos essenciais de um Fluxo de Caixa

Mas não precisamos ter pressa! Primeiramente, vamos entender um pouco mais sobre o conceito de Fluxo de Caixa.

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Em linhas gerais, esta ferramenta diz respeito a projeção, para períodos futuros, de todas as entradas e saídas de um negócio, tendo em vista a construção de cenários com o saldo da empresa.

Durante o desenvolvimento de um Fluxo de Caixa é crucial levar em conta fatores elementos como o saldo inicial, os recebimentos (operacionais e não-operacionais) e os pagamentos a serem realizados (envolvendo desde reposição de estoque até eventuais custos com empréstimos).

Dentre os objetivos principais de um Fluxo de Caixa, temos, principalmente o auxílio no processo de tomada de decisões da empresa e uma maior clareza quanto aos processos internos de qualquer organização.

A lista dos 8 erros de um Fluxo de Caixa que você nunca deve cometer

Vamos agora a lista dos oito erros mais comuns em um Fluxo de Caixa, buscando entender também como evitá-los!

Não fazer acompanhamentos diários

Não atualizar diariamente os dados do fluxo de caixa é um dos principais erros cometidos por empreendedores no dia a dia da gestão de um negócio.

Mas porque manter acompanhamentos diários, ao invés de priorizar somente atualizações semanais ou mensais? Porque quanto mais detalhista for o seu fluxo de caixa, melhores serão a qualidade e a confiabilidade de suas informações financeiras.

A boa notícia é que hoje já é possível contar com ferramentas avançadas e tecnologia para o controle financeiro, com as quais é possível implementar acompanhamentos de modo automatizado e, deste modo, tornar os processos ainda mais precisos e ágeis.

Falhar no controle das vendas

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Do mesmo modo que os pagamentos de um fluxo de caixa, os recebimentos podem ser listados conforme a origem da entrada: vendas à vista, vendas a prazo, vendas no cartão. Aqui, novamente, é possível contar com a tecnologia para melhorar este controle.

São inúmeras as formas de recebimento que uma empresa pode ter:

  • Boletos Bancários
  • Dinheiro
  • Cartão de Crédito
  • Tickets e Benefícios
  • Cheques
  • Duplicatas

Ter a assertividade no seu controle de vendas é fundamental para qualquer fluxo de caixa.

As suas vendas e o seu faturamento devem ser o norte da sua empresa. Acompanhá-las periodicamente é fundamental para conseguir saber se você está crescendo ou não.

Algumas recomendações para que você possa fazer um controle de vendas eficaz:

Depositar corretamente os recebimentos em dinheiro no banco

Para um controle eficaz do que entra em dinheiro no seu caixa, o ideal é relacionar depósitos bancários com as entradas no caixa. Ao depositar frequentemente o que entra em caixa na sua empresa você tem alguns benefícios como:

  • Evitar roubos e fraudes no caixa da empresa.
  • Mantem a precisão do controle de vendas aliado aos valores bancários.
  • Saldo bancário sempre atualizado.

É importante ressaltar a importância de manter os depósitos sempre em uma conta associada à pessoa jurídica, dessa forma, você não irá misturar gastos pessoais com a pessoa jurídica.

Conciliação de Cartão de Crédito e Benefícios

Referente às vendas com cartão de crédito, é importante fazer a conciliação e controle das vendas.

A conciliação dos cartões de crédito é um acompanhamento de todo o seu fluxo de recebimentos. Para isso é necessário comparar três pontas:

  1. O seu controle interno de vendas – seja ele via papel, planilha ou sistema de frente de caixa.
  2. As operadoras de cartão.
  3. O seu banco.

Para fazer esse controle, você deverá verificar se o seu controle de vendas está igual ao que está registrado no portal das operadoras e também verificar se tudo o que estava previsto para ser pago, efetivamente entrou no seu banco.

É importante se atentar para ver se as formas de pagamento (débito, crédito ou crédito parcelado) estão corretas, já que elas influenciam nos seus recebimentos e podem influenciar na sua projeção de recebimentos – Por exemplo, vendas com débito geralmente caem no próximo dia útil, vendas no crédito caem em 30 dias, e vendas parceladas caem uma parcela a cada 30 dias.

Acompanhar a inadimplência de cheques e duplicatas

Por último é importante acompanhar cheques e duplicatas para verificar se todos os seus clientes estão pagando corretamente.

Caso você possua algum atraso no pagamento ou inadimplência, é importante que você faça os devidos ajustes no seu fluxo de caixa.

Trocar vendas por recebimentos

Outro erro bastante comum é confundir uma venda com um recebimento, lançando assim, todo item vendido como receita.

Mas a receita é o que entrou de capital propriamente na empresa. Se faço, por exemplo, uma venda parcelada, o recebimento só poderá ser listado na data de cada parcela e de acordo com o valor recebido.

De modo semelhante devemos ficar atentos aos pagamentos da empresa. Se, por algum motivo, um pagamento X foi renegociado ou recebeu maior prazo, consequentemente, devo listar a saída no fluxo de caixa somente após a saída em si e de acordo com o valor exato que foi pago.

Respeitar esta simples regra é um passo importante para implementar um fluxo de caixa realmente eficaz.

Não usar categorias de receitas e despesas

Quando falamos de fluxo de caixa, ser detalhista é uma virtude. Neste sentido, somente dividir os itens do processo entre pagamentos e recebimentos não será suficiente para prover uma gestão financeira completa.

Por isso, na hora de construir seu fluxo de caixa, crie categorias para descrever cada item pago, como, por exemplo: custos com colaboradores, custos com reparos e manutenção do estabelecimento, custos com aluguel, dentre outros.

O importante de categorizar os seus recebimentos e pagamentos é conseguir fazer uma análise detalhada, tanto horizontal como vertical, e conseguir extrair alguns insights importantes como:

  • Análise Vertical: Quais categorias possuem a maior representatividade no meu Fluxo de Caixa? Existe alguma que possui uma importância muito maior do que as demais? Há como reduzir algum custo dentro dela? (Ex: Quais categorias são responsáveis por 80% da minha despesa?)
  • Análise Horizontal: Comparando as categorias ao longo do tempo, elas estão crescendo ou diminuindo? Eu estou conseguindo reduzir meus custos ou mantê-los estáveis conforme a minha receita aumenta? A performance da minha empresa melhorou?

 

Não fazer uso da tecnologia

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Conforme apontei em tópico anterior, a tecnologia está aí hoje também para ajudar o empreendedor. Aliás, atualmente, não fazer uso de soluções inovadoras é muito mais do que uma escolha antiquada. Fugir da tecnologia é uma falha grave de gestão.

E isso porquê a tecnologia lhe permite reduzir custos, melhorar a organização de processos e torná-los mais ágeis, além de aumentar o potencial de diferenciação de uma organização como um todo.

E como a tecnologia reduz meus custos se quase todos os sistemas no mercado são pagos? Vou citar apenas algumas das razões do porquê adotar ferramentas de tecnologia na sua empresa:

  1. Reduzindo o tempo para executar determinada tarefa – Quanto vale a sua hora de trabalho?
  2. Reduzindo a necessidade da contratação de um funcionário para realizar uma tarefa que pode ser automatizada.
  3. Dando mais produtividade aos seus funcionários por poderem se concentrar em analisar os dados e tomarem decisões, ao invés de terem que executar tarefas manuais de criação dos dados.

Apenas para elucidar, no plano da gestão financeira, temos hoje ferramentas que automatizam diversos aspectos do seu negócio como a emissão de notas fiscais, o controle de vendas com cartões, controle de pagamentos de funcionários e até ferramentas para o fluxo da caixa de um negócio nos seus mais mínimos detalhes.

Não ter senso de realidade

Não adianta fazer o fluxo de caixa apenas com a visão do passado.

É muito importante que você consiga fazer a projeção do seu fluxo de caixa para que você consiga responder uma questão muito simples:

“Vou ter caixa o suficiente para sobreviver no dia de amanhã? Vou conseguir pagar todas as minhas contas?”

Por mais difícil que seja essa pergunta, ela deve ser a constante pergunta na cabeça de qualquer empreendedor ou gerente financeiro.

Para conseguir fazer uma boa projeção de fluxo de caixa, você precisa se atentar a alguns pontos:

  • Projetar o crescimento da sua receita ao longo do tempo
  • Com a projeção da receita, existem custos variáveis que aumentam junto com ela?
  • Ao longo dos meses, você está tendo lucro ou prejuízo? As suas receitas são maiores do que as despesas?

Na hora de projetar fluxos de caixa de longo prazo, seja o mais realista possível. Dados “fantasiosos” só farão você perder tempo, pois eles serão confrontados com a realidade de seus acompanhamentos diários e além de ficarem inconsistentes, você também ficará frustrado por não conseguir atingir as suas metas.

Além disso, você pode realizar mais de uma projeção, separar por cenários como pessimista, conservador, otimista e ver quais os diferentes resultados que a sua empresa teria em cada um desses cenários e assim, conseguir estabelecer a meta mais adequada ao seu negócio.

Não organizar as finanças de modo estratégico

O fluxo de caixa deve ser visto não apenas como rotina operacional, mas como instrumento estratégico para a tomada de decisões do negócio.

Um bom controle de caixa melhora, sim, a gestão financeira de uma empresa, mas, além disso, contribui na hora de decidir se investimentos poderão ser realizados, se o empreendimento “anda bem das pernas” ou se as projeções de crescimento são factíveis.

Aliar os seus investimentos com a projeção das receitas ou a redução dos custos é fundamental para dois pontos chave:

  1. Analisar o retorno do investimento
  2. Fazer novos investimentos

Todo investimento que você fizer, seja ele para aumento de receitas, aumento de produtividade ou redução de custos, deverá refletir em algum ponto no seu Fluxo de Caixa.

Dessa forma, manter as suas finanças organizadas é fundamental para que você possa construir uma estratégia de crescimento ao longo do tempo.

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 Manter dados inconsistentes no controle

Todas as falhas anteriores, ao contrário de transformar o fluxo de caixa em uma ferramenta indispensável de suporte a gestão financeira do empreendedor, só gera dados pouco claros, imprecisos e que, em última instância, mais ajudam do que atrapalham.

Por tudo isso, evite cair nas armadilhas de uma má gestão financeira e se empenhe em organizar as finanças da empresa com qualidade. O fluxo de caixa é umas das etapas essenciais nesta rota. Que tal segui-la?

E então, gostou do artigo de hoje? Comente conosco. Sua opinião é sempre bem-vinda!

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